Una escuela de cocina no vende horas: vende plazas en una mesa de trabajo. Ese matiz, que parece menor, es el que revienta casi todas las herramientas de reservas que se prueban al principio.
Piensa en el taller de pasta fresca del sábado. Doce plazas. El miércoles hay nueve inscritos, el jueves entran dos más y el viernes escribe alguien por Instagram preguntando si queda sitio. Mientras tanto, alguien tiene que comprar harina, huevos y relleno para el número de personas que va a haber de verdad. Y en una de las inscripciones, apuntado a mano, pone «sin gluten».
Tres problemas a la vez: el aforo, la compra y un dato que no se puede perder.
¿Por qué una agenda de citas normal se queda corta aquí?
Una agenda de peluquería o de clínica reparte profesionales y huecos: un cliente, una hora, un sillón. Lo contamos en su día al hablar de reservas online para peluquerías y clínicas. En un taller el reparto es otro: una sesión, doce sitios, y cuando llega a cero hay que cerrar la venta y ofrecer la siguiente fecha sin que nadie se quede colgado.
Hay una diferencia más, y pesa. La inscripción a un taller recoge información que después tiene que bajar a la cocina: alergias, nivel del alumno, si viene en pareja. El formulario no es un trámite administrativo. Es el sitio por donde entra el dato que luego decide un menú.
¿Cómo se controla el aforo de cada taller?
La pieza natural en Odoo es la aplicación de Eventos, no la de citas. Cada taller es un evento con su fecha. La documentación oficial permite marcar «Limitar inscripciones» y fijar el número máximo de asistentes, y en la pestaña de entradas crear varios tipos —suelta, bono, alumno de la casa— con su precio, sus fechas de venta y su tope de unidades.
Desde Odoo 19, un mismo evento admite varias franjas horarias y el alumno elige sesión al inscribirse. Es exactamente lo que ocurre cuando el mismo taller se repite el sábado por la mañana y por la tarde. Lo hemos comprobado en Odoo 19: cada franja lleva su propio contador de plazas disponibles, reservadas y ocupadas; el tope se fija en el evento y en cada tipo de entrada, no franja a franja.
Lo que no aparece en esa documentación es la lista de espera. En el Apps Store hay módulos de terceros que la añaden, y también se resuelve con un desarrollo pequeño. Conviene saberlo antes de firmar: quien te venda «lista de espera de serie» tendrá que enseñarte dónde está.
VIENE DE SERIE Aforo máximo por taller y tope de unidades por tipo de entrada. Preguntas propias en la inscripción, obligatorias u opcionales. Ficha de asistentes con todas las respuestas. Cobro online e informe de ingresos por evento. | HAY QUE MONTARLO Lista de espera y aviso automático cuando se libera una plaza. Bono que descuente clases y que el alumno pueda ver. Receta del taller para convertir inscritos en compra. Alerta de alérgenos al equipo de cocina. |
¿Dónde se guarda que un alumno no puede tomar gluten?
En la pestaña de preguntas del evento. Odoo trae por defecto nombre, correo y teléfono, deja añadir las que hagan falta y permite decidir algo que casi nadie mira: si la pregunta se hace una vez por pedido o una vez por asistente. Para una alergia, por asistente. Quien reserva dos plazas no siempre come lo mismo que su acompañante.
Las respuestas quedan en la ficha de asistentes del taller, que es la lista que se imprime y baja a la cocina. Y la referencia de qué hay que declarar no la pone el software: está en el anexo II del Reglamento (UE) 1169/2011, con sus catorce sustancias, del gluten a los sulfitos.
Un apunte que se pasa por alto. Una alergia es un dato de salud, y el RGPD los trata como categoría especial en su artículo 9: prohibición general, con excepciones como el consentimiento explícito de la persona. En la práctica del día a día: se pregunta lo justo, se guarda donde está el resto de la ficha y no se reenvía por WhatsApp al grupo del equipo.
- Alergias e intolerancias. Obligatoria y por asistente. Con un campo de texto libre al lado, porque «soy celíaco» y «no me sienta bien la cebolla» no son lo mismo.
- Nivel. Tres opciones bastan. Evita el taller en el que uno va tres pasos por detrás y se lleva mala experiencia.
- Datos de factura. NIF y razón social. Los talleres de equipo los paga una empresa y luego alguien reclama la factura por teléfono.
- Consentimiento de contacto. Para avisar de un cambio de fecha y para el correo del mes. Pedirlo después cuesta el doble.
¿Y el bono de cinco clases?
Odoo ofrece dos caminos de serie, y ninguno es exactamente un bono. El monedero (eWallet) carga un saldo en euros que el alumno gasta en la tienda online o en el TPV; funciona bien cuando las clases valen lo mismo o cuando prefieres vender saldo. Los programas de descuentos y fidelización permiten regalar un producto tras varias compras: el clásico «la quinta clase invita la casa».
Lo que no existe de fábrica es un contador que le diga al alumno «te quedan tres». Si eso importa —y en una escuela con clientes que repiten importa mucho—, se monta. Es la misma conversación que aparece en los gimnasios, donde el bono y la cuota conviven a diario.
La compra del jueves
El informe de asistentes da el número exacto por sesión. De ahí a la compra hay un paso que Odoo no da solo: hace falta la receta del taller —cuánto entra por comensal— y unas reglas de reabastecimiento que disparen el pedido cuando el stock baje del mínimo. Lo detallamos en compras y stock, y el escandallo, en Odoo para hostelería. Ninguna de las dos cosas viene hecha. Se construyen una vez y luego funcionan solas.
Cuando está montado, la pregunta del jueves deja de ser «¿cuántos éramos?» y pasa a ser «¿lo pido hoy o mañana?». Es la diferencia entre comprar de más por miedo y comprar lo que se va a usar. Eso es margen.
Reunir esas piezas en un solo sitio —inscripción, aforo, ficha del alumno y compra— es lo que planteamos en nuestro software para escuelas de cocina, dentro de epoint One.
Para un concierto con cena del pasado 31 de julio, en un hotel con el que trabajamos, montamos la venta en su tienda online: 60 plazas de cena y 12 de balcón, cada una como producto con su aforo, pago por adelantado y plaza cedible avisando con 48 horas. Cada venta cobrada disparaba un aviso automático a recepción con el estado real («46 cenas, 12 balcón, 11 habitaciones»), y la lista de asistentes salió de los pedidos, no de una hoja. Y en las Jornadas Gastronómicas de Belmonte, cuya web hicimos, el taller infantil de queso fresco se dio en dos sesiones de 16 plazas: el mismo taller, dos aforos. La lección sirve igual para un taller de doce: si el aforo vive donde se vende, «¿cuántos somos?» se contesta en un segundo. Y lo que no preguntes en el formulario, lo acabas persiguiendo por teléfono.
Antes de comparar precios de plataformas, ordena el formulario de inscripción. Las escuelas con las que hablamos rara vez tienen un problema de software: tienen el aforo en una hoja, los alérgenos en una libreta y la compra en la cabeza del jefe de cocina. Cuando esos tres datos viven juntos, la herramienta que elijas importa bastante menos.
Preguntas frecuentes
¿Qué uso para los talleres, la aplicación de Eventos o la de Citas?
Eventos. Citas está pensada para reservar un hueco con una persona, y un taller es una sesión con varias plazas. Eventos permite limitar las inscripciones, vender distintos tipos de entrada y hacer preguntas a cada asistente.
¿Puedo llevar una lista de espera?
No como función estándar documentada. Se añade con un módulo de terceros del Apps Store o con un desarrollo a medida que avise al primero de la cola cuando alguien cancela. Es un desarrollo pequeño, pero conviene presupuestarlo desde el principio.
¿Cómo se recogen las alergias sin montar un lío legal?
Con una pregunta obligatoria por asistente dentro de la inscripción, guardada en la ficha del alumno y con el consentimiento pedido en ese mismo formulario. El RGPD trata los datos de salud como categoría especial, así que se recoge lo mínimo necesario y se evita hacerlos circular por chats.
Si contestar esa pregunta te lleva más de diez segundos, el problema no está en la cocina. Cuéntanos cómo llevas hoy las inscripciones y te decimos qué se arregla con configuración y qué hay que desarrollar.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo — Crear eventos · Odoo — Monederos y tarjetas regalo · Reglamento (UE) 1169/2011 (BOE) · RGPD, artículo 9 (EUR-Lex) · Odoo Apps Store — módulos de eventos. El ejemplo del taller de pasta es propio; el concierto (julio de 2026) y las jornadas de Belmonte (junio de 2026) son proyectos de epoint. Contadores por franja comprobados en una instancia de Odoo 19.