Todas las demos de software para gimnasios se parecen: la pantalla de clases, la ficha del socio, un gráfico de ingresos que sube. Lo que nadie enseña es el martes en que el banco devuelve catorce recibos.
Estas son las cinco preguntas que haríamos nosotros antes de firmar. Valen para cualquier proveedor. También para nosotros.
¿Qué pasa cuando una cuota domiciliada se devuelve?
En el esquema SEPA que se usa con consumidores, el socio puede devolver un recibo sin justificar nada durante las ocho semanas siguientes al cargo; si alega que el adeudo no estaba autorizado, el plazo llega a trece meses. No es un abuso de nadie: son las reglas del esquema, que publica el European Payments Council.
8 semanas para devolver un recibo sin dar explicaciones | 13 meses si el socio alega que el adeudo no estaba autorizado | 1 mandato por socio, custodiado por ti, no por el banco |
El banco no te manda un correo explicando la devolución. Manda un fichero con un código de motivo; el esquema los llama transacciones R. Y «fondos insuficientes» no es lo mismo que «cuenta cancelada», ni desde luego que «yo no firmé esto».
La pregunta útil no es si el programa domicilia cuotas, sino qué hace con cada código: a quién reclama solo, a quién bloquea, a quién deja en paz porque el problema es del banco. Si alguien tiene que repasar el extracto a mano, ya sabes lo que va a costar cada mes. Es el trabajo de cualquier negocio con cobros recurrentes: conciliar el banco de forma automática o dedicarle una mañana.
¿Cómo se da de baja a un socio sin perder su historial?
La ley española es clara y poco conocida. El artículo 62.3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios permite poner fin al contrato en la misma forma en que se celebró, sin sanción ni cargas desproporcionadas. Y el apartado siguiente obliga a que el contrato recoja el procedimiento de baja.
Traducido a tu recepción: si el alta se hizo desde el móvil, la baja también. No vale el «pásate un martes por la mañana».
Un matiz que se está contando mal: la Ley 10/2025 de atención a la clientela endurece plazos y canales, pero solo alcanza a los servicios básicos de interés general y a las empresas de más de 250 personas, con plazo hasta el 28 de diciembre de 2026. Un gimnasio de barrio queda fuera de esa ley. Del artículo 62, no.
En el software, una baja bien hecha no borra: cierra. Deja de generar cargos, conserva la ficha y guarda el motivo. Odoo, por ejemplo, cierra las suscripciones con un motivo de cierre y luego permite analizar por qué se va la gente; es la única forma de saber si el problema es el precio, el horario o la sala de peso libre. Si el sistema solo tiene un botón de eliminar, el día que ese socio vuelva —y vuelven— empezaréis de cero.
¿El control de acceso sigue funcionando si se cae internet?
Esta pregunta separa a los proveedores en dos grupos en treinta segundos.
EL LECTOR PREGUNTA AL SERVIDOR Cada vez que alguien pasa la tarjeta, el equipo consulta si esa persona está al corriente. Es lo más sencillo de montar. Cuando se cae la línea solo puede hacer dos cosas: abrir a todo el mundo o no abrir a nadie. Las dos son malas un lunes a las siete de la mañana. | EL LECTOR GUARDA SU PROPIA LISTA El equipo guarda una copia de quién puede entrar y la refresca cada pocos minutos. Sin conexión sigue abriendo a quien estaba al corriente en la última sincronización y apunta las entradas para enviarlas después. Cuesta algo más de montar. Es lo que aguanta solo. |
Y una decisión que nadie toma en la demo y siempre acaba tomándose a la carrera: qué hace el torno con un socio que tiene una cuota devuelta pero sigue en plazo de regularizar. Esa política es tuya, no del fabricante.
Lo más parecido a un control de acceso que hemos montado no fue un torno. Para OptiAudio construimos un club de socios que emite tarjetas nativas en Apple Wallet y Google Wallet con un código QR único, y el personal identifica a la persona escaneándolo con la cámara del móvil. Nos llevamos dos cosas que valen igual para un gimnasio: la parte difícil no es leer el código, sino decidir qué se hace cuando la ficha dice algo incómodo; y que el pase viva en el Wallet, sin instalar nada, quita mucha fricción.
¿De quién son los datos de tus socios?
Hay un malentendido que se repite en cada comparativa. El derecho a la portabilidad del artículo 20 del RGPD existe, pero es del socio: es él quien puede pedir sus datos en un formato estructurado y llevárselos. Tú no puedes invocarlo para sacar tu base de socios de un programa que no te deja exportarla.
Lo tuyo se decide en el contrato. Esto es lo que pedimos por escrito antes de firmar:
- Exportación completa, cuando quieras. Socios, cuotas, mandatos y accesos en CSV o equivalente, sin pedir permiso ni pagar un extra, también cuando el contrato termine.
- Los datos del mandato, dentro. La referencia única de cada mandato y tu identificador de acreedor. Sin eso, la exportación es una lista de nombres.
- El histórico de cobros. No solo el mes en curso: los años anteriores, con sus devoluciones y regularizaciones.
- Quién responde un sábado. Un gimnasio abre cuando las oficinas cierran. Si el soporte es de lunes a viernes, eso también es un dato.
¿Y el día que cambies de proveedor?
Buena noticia, y se cuenta poco: en el esquema SEPA el mandato lo custodia el acreedor, es decir, el gimnasio. No el banco ni el software; el propio reglamento lo llama flujo de mandato dirigido por el acreedor. Cambiar de programa no obliga a tus socios a volver a firmar, siempre que puedas llevarte los datos.
Si un proveedor te dice que hay que refirmarlo todo, lo que falla no es la normativa: es su exportación.
Una migración son cuatro cosas: socios, mandatos, cuotas en curso e histórico. Las tres primeras se hacen siempre. La cuarta se deja para luego y nunca llega.
Ninguna de estas cinco preguntas va de funciones. Van de qué pasa cuando algo sale mal, que es donde se distingue un software pensado para un gimnasio de uno pensado para una demo. Aunque no acabes contratándonos: pide las respuestas por escrito antes de firmar. Un proveedor que contesta a gusto por correo es la mejor señal que vas a tener.
Nosotros lo montamos sobre Odoo con desarrollo propio encima: socios, cuotas domiciliadas, clases, aforo y control de acceso. Está explicado en la página de software para gimnasios con cuotas y control de acceso. O tráenos las cinco preguntas y te las contestamos una a una.
El mismo ejercicio para otro negocio que vende plazas: el software para escuelas de cocina, con aforo por fecha, lista de espera y tarjetas regalo.
Cuéntanos cuántos socios llevas y cómo cobras hoy. Te decimos qué automatizaríamos y qué no.
HablemosFuentes: European Payments Council, esquemas SEPA Direct Debit · BOE, Real Decreto Legislativo 1/2007 (artículo 62) · BOE, Ley 10/2025 de servicios de atención a la clientela · Documentación oficial de Odoo, cierre de suscripciones.