El técnico sale a las ocho, hace cuatro avisos y vuelve con cuatro papeles en el salpicadero. Entre esos papeles y la factura del mes hay una persona en la oficina descifrando letra y un montón de dinero que nunca llega a facturarse.
No es un problema de desorden. Es que el papel obliga a copiar la misma información tres veces: el técnico la escribe, administración la teclea y contabilidad la vuelve a mirar. Cada copia es una oportunidad de perder algo.
¿Qué se pierde exactamente entre la visita y la factura?
- Las horas de más. La visita estaba presupuestada en una hora y duró dos y media. Si nadie apunta la hora de entrada y la de salida en el momento, esa hora y media se convierte en una discusión que casi siempre pierde el proveedor.
- El material de la furgoneta. Dos metros de tubo, una junta, un fusible. Piezas pequeñas que salen del almacén, entran en casa del cliente y no aparecen en ninguna línea de factura. El almacén, además, sigue creyendo que las tiene.
- La firma del cliente. Sin conformidad firmada, cualquier reclamación posterior es la palabra de uno contra la del otro. Y la firma en papel se queda en la carpeta de la furgoneta hasta que alguien la escanea, si es que la escanea.
- Los días. Entre la visita y la factura pasan semanas porque el circuito depende de que alguien junte los papeles. Cada semana de retraso es una semana más de cobro y una probabilidad más alta de que el cliente ya no recuerde qué se hizo.
El circuito completo, paso a paso
Así queda el recorrido cuando la visita se gestiona desde Odoo Field Service, según la documentación oficial del producto.
- 1. El aviso se convierte en tarea. Entra la incidencia y se planifica con su cliente, su dirección y su técnico asignado.
- 2. El técnico abre su hoja de trabajo. La plantilla que corresponda a ese tipo de intervención, con sus campos: qué se ha revisado, qué lecturas se han tomado, qué falta por hacer.
- 3. El cronómetro corre mientras trabaja. El tiempo se registra en la propia tarea, no en un cuaderno, y queda asociado al parte de horas de esa visita.
- 4. Los materiales se añaden desde el botón de productos. Cada pieza usada se marca en la tarea con su cantidad y su precio, y deja de ser un misterio para el almacén.
- 5. El cliente firma el informe en el móvil. El informe que se genera al terminar recoge los productos utilizados, el tiempo dedicado y la hoja de trabajo. El cliente lo firma allí mismo, en la aplicación.
- 6. La factura sale de lo registrado. Con el producto de servicio configurado para facturar según partes de horas, el tiempo dedicado llega al pedido de venta y la factura se emite desde ahí, con las horas reales y el material real.
Lo que viene hecho y lo que hay que montar
VIENE DE SERIE La tarea de servicio con su cliente y su técnico. El cronómetro dentro de la tarea. El botón para añadir los productos utilizados. El informe de cliente al cerrar, con productos, tiempo y hoja de trabajo, firmable desde la aplicación móvil. | HAY QUE MONTARLO Las hojas de trabajo se activan en los ajustes de la aplicación, y sus plantillas se diseñan una a una con Studio: los campos de tu tipo de intervención no vienen inventados. Y la facturación depende de cómo configures el producto de servicio y su política de facturación. |
Esa segunda columna es la que decide si el proyecto sale bien. Una plantilla de hoja de trabajo mal pensada se convierte en un formulario que los técnicos rellenan a medias, y entonces vuelves al punto de partida con una pantalla en vez de un papel. Nosotros lo dejamos cerrado en el paquete Odoo SAT y Field Service, con los partes digitalizados y la firma del cliente en el móvil. El detalle de la agenda de técnicos y la facturación de visitas está en la guía de Odoo Field Service; el registro de horas, en Odoo Proyectos y los partes de horas; y si tu servicio es de taller y no de campo, en la orden de reparación de un taller mecánico.
No es un SAT, pero el mecanismo es idéntico. En Cohaerentis, un despacho de servicios profesionales, montamos un sistema de partes de horas deliberadamente sencillo, para que registrar el tiempo no doliera, y conectamos esos partes con la facturación: lo trabajado se convierte en factura en muy pocos pasos. El cambio grande no fue el módulo, fue quitar el paso intermedio de teclear. Donde el equipo tiene que copiar datos de un sitio a otro, siempre acaba faltando algo.
Antes de comprar software, haz una cuenta incómoda: coge diez partes del mes pasado y compáralos con sus facturas. Cuántas horas se quedaron por el camino, cuánto material no llegó a facturarse, cuántos días pasaron entre la visita y el cobro. Ese número, y no el catálogo de funciones, es el que dice si merece la pena cambiar. En los servicios técnicos que hemos visto de cerca, casi siempre sorprende.
Montamos el circuito completo de tu servicio técnico: hoja de trabajo, materiales, horas reales y firma del cliente, con la factura saliendo de lo que pasó de verdad en la visita.
HablemosFuentes: Documentación de Odoo 19: hojas de trabajo · Documentación de Odoo 19: gestión de productos en Field Service · Documentación de Odoo 19: facturación por tiempo y materiales