Un cliente llama un lunes por la mañana: su cámara frigorífica ha dejado de enfriar y tiene género dentro. Alguien apunta el aviso en un cuaderno, telefonea al técnico, el técnico anota las horas en un albarán arrugado y, al volver al taller, dicta de memoria los materiales que ha gastado. La factura sale semanas después, si es que sale. Por el camino se cuelan visitas que nadie llega a cobrar y materiales que no aparecen en ninguna factura.
Ese desorden no es culpa de nadie en concreto. Es lo que pasa cuando el aviso, la agenda, el parte y la factura viven en cuatro sitios distintos. Odoo Field Service, lo que muchos llaman el módulo de SAT, existe para juntarlos en un solo hilo. Vamos a ver el ciclo entero y, sobre todo, qué trae hecho y qué toca configurar.
¿Qué resuelve Field Service que no resuelve una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo guarda datos; no mueve el trabajo. Field Service sí. Cada aviso se convierte en una tarea con su cliente, su dirección, su técnico asignado y su estado. El técnico la lleva en el móvil, apunta lo que hace sobre el terreno y, al terminar, esa misma tarea se transforma en la factura. No hay que copiar nada de un sitio a otro, que es justo donde se evaporan las horas y los materiales.
¿Cómo es el ciclo de una visita, paso a paso?
- 1. El aviso entra. El parte se crea a mano, desde un presupuesto, desde un ticket de Helpdesk o de forma automática por un alias de correo o un formulario web. El cliente no se pierde en una libreta.
- 2. Se planifica y se asigna. Desde el calendario decides quién va y cuándo. Puedes verlo en tarjetas Kanban, en un Gantt para cuadrar la semana del equipo o en un mapa para agrupar visitas por zona y no cruzar la ciudad dos veces.
- 3. El técnico ejecuta desde el móvil. Recibe el aviso, va a la dirección, rellena el parte digital (con sus fotos y sus casillas), recoge la firma del cliente en la pantalla y marca la tarea como hecha. Todo sin volver al taller.
- 4. Se registran horas y materiales. El temporizador integrado cuenta el tiempo real de la intervención y los productos usados quedan anotados en la tarea. Lo que se gasta, se ve.
- 5. Se factura la visita. Desde el propio parte sale la factura, con las horas por la tarifa más los materiales. Es el modelo de tiempo y material: cobras lo que de verdad hiciste, no lo que recuerdas.
¿En qué cambia el día a día?
ANTES: PAPEL Y WHATSAPP El aviso se apunta en una libreta o en un grupo de WhatsApp. Nadie sabe a ciencia cierta qué técnico está libre. Las horas se estiman de memoria y los materiales se olvidan. La factura tarda semanas, y casi siempre se factura de menos. | CON FIELD SERVICE Cada aviso es una tarea con su estado. La agenda muestra quién está libre y dónde. Horas y materiales quedan registrados sobre el terreno. La factura sale de la propia visita, el mismo día si hace falta. |
¿Qué viene de serie y qué hay que montar?
Aquí conviene ser honesto, porque es donde mas se rompen las expectativas. Field Service no se configura solo el primer día: la app está, pero tu negocio hay que meterlo dentro.
¿Para qué negocios compensa de verdad?
Para cualquiera que mande gente a casa del cliente y cobre por horas y materiales: mantenimiento y climatización, fontanería, ascensores, electrodomésticos, alarmas, informática a domicilio, jardinería, reparaciones de equipos. Si tu problema es que no sabes cuánto tiempo dedica cada técnico ni cuántas visitas se quedan sin facturar, este es el terreno donde Field Service se paga solo. Y si trabajas con contratos de mantenimiento, planificas las visitas periódicas por adelantado en vez de ir apagando fuegos. Si haces una o dos salidas sueltas al mes, con una tarea normal de Proyecto te basta y no necesitas la app.
Y como todo en Odoo, no vive aislado: el aviso puede nacer de un ticket de soporte, el material descuenta de tu inventario y la factura entra en tu contabilidad. Es la misma lógica de mirar qué trae de serie cada módulo de Odoo antes de dar nada por hecho. Si quieres el montaje llave en mano, lo vemos en nuestra página de Odoo SAT y Field Service.
Preguntas frecuentes
¿Compensa Field Service con solo dos técnicos?
Depende del volumen de salidas, no del tamaño del equipo. Si haces una o dos visitas sueltas al mes, una tarea normal de Proyecto te basta. Si tus técnicos salen a diario y cobras por horas y materiales, ahí es donde se nota, aunque seáis dos.
¿El técnico necesita algo especial en el móvil?
Trabaja desde el móvil con la propia aplicación de Odoo: recibe el aviso, rellena el parte, adjunta fotos y recoge la firma del cliente en la pantalla. Lo que sí conviene resolver antes de arrancar es la cobertura y qué pasa cuando no hay red en un sótano o un polígono.
¿Y si facturo por contrato de mantenimiento y no por visita?
Sirve igual, pero cambia para qué lo usas. Con contrato, las visitas periódicas se planifican por adelantado y el valor está en el control: saber cuántas horas te está costando de verdad ese contrato. La facturación por tiempo y material se reserva entonces para los extras fuera de contrato.
Montamos tu SAT en Odoo Field Service: partes, agenda de técnicos y facturación de visitas, con tu forma de trabajar dentro.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo Field Service · Odoo: partes de trabajo · Odoo Field Service.