Cierras un proyecto contento: el cliente pagó lo acordado y el equipo entregó a tiempo. Meses después, revisando los números con calma, descubres que aquel trabajo dejó menos margen que otro que parecía peor. Odoo Proyectos puede avisarte de eso mientras ocurre, pero solo si le das de comer los datos correctos.
La página de Odoo Proyectos y Equipos resume bien la promesa: organizar las tareas, registrar las horas de cada persona y saber, proyecto a proyecto, si ganas o pierdes dinero. Las tres cosas son reales. Ninguna aparece sola al instalar el módulo. Veamos qué hace Odoo de serie y qué tienes que dejar montado tú.
¿Por qué un proyecto que facturas bien puede estar perdiendo dinero?
Porque facturar es solo la mitad de la foto. La otra mitad es lo que te cuesta entregar, y ese coste casi siempre son horas de personas. Si nadie apunta cuántas horas se dedican, Odoo ve los ingresos pero no los costes, y te pinta un margen que no existe. El informe de rentabilidad enfrenta dos columnas —ingresos y costes— y solo cuadra cuando las dos están alimentadas.
Antes de tocar nada, conviene entender la cadena que lo conecta todo. Son cuatro eslabones:
- Proyecto. El contenedor. Aquí decides si es facturable y a qué cuenta analítica se enlaza; esa cuenta es la que suma ingresos y costes por debajo.
- Tareas. El trabajo repartido en etapas tipo Kanban (por hacer, en curso, hecho). La tarea es donde el equipo registra su tiempo.
- Partes de horas (timesheets). Las horas que cada persona imputa a la tarea. Odoo las convierte en coste con el precio por hora de la ficha del empleado.
- Rentabilidad. El panel que resta costes a ingresos en tiempo real. No es un módulo aparte: se alimenta solo de los tres anteriores.
¿Cómo se imputan las horas (y por qué casi nadie lo hace bien)?
El registro de horas vive en la aplicación de Partes de horas, ligada a Proyecto. Cada persona apunta su tiempo sobre la tarea en la que trabaja, desde el ordenador o desde el móvil. Hasta aquí, sencillo. El detalle que se escapa es el coste: Odoo valora cada hora con el campo de coste por hora de la ficha del empleado, en sus ajustes de recursos humanos. Si ese campo está a cero, las horas suman esfuerzo pero cuestan cero euros, y otra vez el margen sale inflado.
La otra decisión es cómo facturas ese tiempo. Odoo te deja elegir la política por proyecto, y no da igual cuál escojas:
PRECIO FIJO O PROYECTO INTERNO Acuerdas un importe cerrado, o no facturas si es interno. Las horas se imputan igual —las necesitas para el coste—, pero no viajan a la factura. Sirven para saber si el precio cerrado te salió a cuenta. | TIEMPO Y MATERIALES Facturas por horas trabajadas. Aquí eliges cuándo se vuelven facturables: nunca, al crear el parte o al validarlo. Ese matiz decide quién revisa las horas antes de que lleguen al cliente. |
La recomendación sensata, si facturas por horas: haz que sean facturables «a la validación», para que una persona las revise antes de que salgan. Es el punto donde eso de que la inteligencia artificial propone y la persona decide se vuelve muy literal, también con el software de gestión.
¿De dónde sale la rentabilidad por proyecto?
Del panel de rentabilidad, dentro del propio proyecto, disponible en los proyectos facturables. Odoo lo divide en dos bloques que conviene leer por separado:
Un ejemplo para aterrizarlo: un proyecto que facturas a 4.000 € parece redondo hasta que sumas 60 horas del equipo a 45 € de coste por hora —2.700 €— más 400 € de una subcontrata. El margen real no es de 4.000 €, es de 900 €. Sin las horas imputadas, ese proyecto figuraría como si ganaras los 4.000 completos. Las cifras son nuestras, para ilustrar el cálculo.
Encima de esto, las «actualizaciones de proyecto» te dan una foto periódica —rentabilidad, hitos, tareas— para revisar con el equipo o con el cliente sin exportar nada a una hoja de cálculo.
El fallo que más se repite no es técnico: es que las horas no se imputan a diario. Cuando se rellenan de memoria a fin de mes, el coste se estima a ojo y la rentabilidad deja de ser fiable. Nosotros llevamos nuestros propios proyectos y partes de horas en Odoo, y la única regla que de verdad funciona es imputar el mismo día, aunque sean quince minutos. Lo demás —informes, paneles— se cae si ese hábito no está.
Medir la rentabilidad por proyecto no es un lujo de empresa grande: es lo que te dice a qué clientes y a qué tipo de trabajo dedicar el equipo el año que viene. Pero un panel construido sobre datos flojos es peor que no tener panel, porque da una falsa sensación de control. Antes de mirar márgenes, asegura dos cosas aburridas: que cada empleado tiene su coste por hora y que las horas se apuntan. Esa base vale más que cualquier informe bonito.
Si estás montando Odoo por módulos, te vendrá bien ver cómo encaja esto con Odoo Field Service para el trabajo en campo y con la inteligencia artificial dentro de Odoo para quitarte tareas repetitivas.
Montamos Odoo Proyectos con tus datos reales: tareas, partes de horas y un panel de rentabilidad en el que puedas confiar.
Ver Odoo ProyectosHablemosFuentes: Odoo Documentation - Project profitability · Odoo Documentation - Invoicing based on time and materials · Odoo - Project features. El ejemplo numérico es nuestro, para ilustrar el cálculo.
Lo montamos como Partner Oficial de Odoo en España, con paquetes cerrados por módulo. Si lo primero es el precio: cuánto cuesta implantar Odoo. Y si prefieres verlo antes por dentro: curso de Odoo gratis en español.