Un coche entra en octubre con la revisión de los 60.000. Se hace el trabajo, se cobra, el cliente se va contento. Y al año siguiente no vuelve. No porque se enfadara: porque cuando le tocó ya no se acordaba de dónde lo había llevado.
Ese cliente no se ha perdido. Sigue en tu sistema, con su matrícula y su historial completo.
Lo que pasa es que el dato está ahí y no dispara nada. Nadie lo mira el día que toca, porque el día que toca el taller está lleno de coches que sí han entrado.
¿Qué sabe ya tu taller sin preguntarle a nadie?
Bastante más de lo que parece. Si llevas fichas de vehículo mínimamente ordenadas, cada coche que ha pasado por tu foso trae consigo:
- La matrícula y la ficha técnica. Con la fecha de matriculación, que es de donde sale la periodicidad de la ITV según el tipo de vehículo.
- Los kilómetros de la última entrada. Y la fecha. Con dos visitas ya tienes una media de kilómetros al mes bastante decente para ese conductor concreto.
- Qué aceite lleva y cada cuánto toca. No es lo mismo un coche de empresa que hace autovía que el que baja a comprar el pan.
- Lo que se quedó pendiente. «Las pastillas te aguantan otros diez mil». Este es el dato más valioso de todos y el único que casi nunca se escribe: vive en la cabeza del jefe de taller y se va con él de vacaciones.
¿Por qué no salta solo el aviso, entonces?
Porque ningún programa de gestión lo trae hecho de fábrica. Conviene decirlo claro, porque se vende mucho lo contrario. Lo que sí traen los sistemas serios es la maquinaria para montarlo, y montarlo es cuestión de horas, no de meses.
En Odoo, por ejemplo, eso se llama regla de automatización: eliges sobre qué ficha actúa, qué la dispara, a qué registros se aplica y qué hace. Para este caso el disparador es temporal, del tipo «X días antes de una fecha». Un detalle que casi nadie cuenta: el planificador que revisa esas reglas basadas en tiempo se ejecuta por defecto cada 240 minutos, es decir, cada cuatro horas. Para un aviso que mandas con dos meses de antelación, da exactamente igual. Pero conviene saberlo antes de esperar que salte al segundo.
El orden de trabajo que funciona es este:
- Primero, que la ficha exista de verdad. Un aviso automático sobre fichas a medio rellenar manda recordatorios a coches vendidos y se queda callado con los que sí vuelven. Esta parte es aburrida y es la que decide si el resto sirve.
- Luego, elegir el disparador. Fecha de ITV, meses desde la última revisión o kilómetros estimados. Empieza por uno solo. El que mejor funciona al principio suele ser la ITV, porque la fecha es objetiva y el cliente ya la tiene en la cabeza.
- Después, escribir el mensaje. Como lo diría el jefe de taller, no como lo diría una circular. «Hola Marta, a tu León le toca ITV en noviembre y la última vez dejamos las pastillas para esta revisión. ¿Te la miramos antes?»
- Y dejar a una persona en medio. El sistema propone la lista de la semana; alguien la repasa en cinco minutos y decide a quién se escribe. Es la diferencia entre un recordatorio útil y un buzón lleno.
En Servilock, una cerrajería de seguridad, montamos un asistente por WhatsApp integrado con su CRM. Lo que hizo que funcionara no fue el modelo de IA: fue que responde con una base de conocimiento que la propia empresa controla y que, cuando hace falta una persona, escala la conversación al equipo. Ese es el patrón que repetimos siempre, y en un taller vale igual. La máquina prepara la lista; el humano decide a quién llama.
¿Y por qué no mandarlo todo y ya está?
Por dos razones, una de dinero y otra de educación.
La de dinero: los mensajes por WhatsApp Business se pagan por plantilla, y las reglas de precio han ido cambiando. Si tu plan es mandar cuatro campañas al mes a toda la base, haz la cuenta antes. Lo contamos aquí: cómo ha cambiado el precio de los mensajes de WhatsApp Business.
La de educación es más cara todavía. Un aviso al año, en el momento justo y con un dato que solo tú sabes, se agradece. Cuatro mensajes genéricos al mes te ganan un bloqueo, y de un bloqueo no se vuelve.
Por cierto, esto no es exclusivo de los talleres. Una peluquería tiene el mismo problema con el mes en que toca volver, y lo contamos en la ficha de cliente de una peluquería. Cambia el dato; el mecanismo es el mismo.
Un taller con veinte años tiene el activo comercial más difícil de construir que existe: una lista de gente que ya le pagó y se fue contenta. Y lo normal es verlo caducar en silencio, mientras se gasta el presupuesto en captar desconocidos. No hace falta un CRM enorme para arreglarlo. Hace falta que la ficha del vehículo esté bien y que alguien mire una lista los martes.
Si quieres ver cómo encaja todo esto en un taller de verdad —ficha de vehículo, presupuesto, orden de reparación y avisos— lo tenemos recogido en nuestra solución de gestión para taller mecánico.
Miramos tu fichero de vehículos, te decimos cuántos avisos se podrían haber mandado y montamos el primero contigo.
HablemosFuentes: Odoo Documentation — Reglas de automatización · DGT — Consulta los datos de tus vehículos · la periodicidad de la ITV por tipo de vehículo la fija el Real Decreto 920/2017. El ejemplo del mensaje al cliente es nuestro, para ilustrar el tono.