Hemos publicado guías paso a paso de eCommerce, de Logística y de Facturación. Nos faltaba la puerta de entrada de todo el embudo. Esta es la de Ventas.
¿Por dónde empieza de verdad un presupuesto?
No por el presupuesto. Empieza en la oportunidad del CRM, y esto no es una sutileza de consultor: es la diferencia entre saber cuántos presupuestos has mandado y saber por qué pierdes los que pierdes.
Cuando la oportunidad genera el presupuesto, Odoo arrastra el cliente, el contacto, la dirección, el comercial y el importe estimado. Y cuando el presupuesto se gana o se pierde, cierras la oportunidad con ese motivo y queda registrado. Un mes después puedes contestar a la pregunta que de verdad importa: cuánto tardas en enviar un presupuesto desde que entra la consulta, y qué porcentaje acaba en pedido.
Si empiezas en Ventas y creas el presupuesto a pelo, esa trazabilidad no existe.
¿Qué hace una plantilla de presupuesto que no hace un PDF?
Las plantillas de presupuesto son el punto donde más tiempo se recupera, porque convierten en un clic lo que la mayoría hace copiando el presupuesto del mes pasado y borrando lo que sobra.
- Líneas fijas. La plantilla ya trae los productos o servicios habituales de ese tipo de venta, con sus cantidades y su descripción. Instalación estándar, mantenimiento anual, proyecto de implantación: cada uno con su plantilla.
- Productos opcionales. Extras que el cliente puede añadir él mismo desde el portal, sin pedirte otro presupuesto. Es la venta cruzada que normalmente no haces porque da pereza llamar.
- Validez. Los días que el presupuesto sigue vivo. Suena burocrático hasta el día en que un cliente aparece con un precio de hace catorce meses.
- Condiciones. Términos y condiciones que viajan con cada presupuesto de ese tipo. Se escriben una vez.
- Confirmación en línea. El campo que decide si el cliente puede cerrar la venta solo. Va en la plantilla, no en cada presupuesto.
¿Cómo se firma y se cobra sin una sola llamada?
Primero hay que activarlo: Ventas, Configuración, Ajustes, apartado de presupuestos y pedidos. Ahí están las dos casillas, firma en línea y pago en línea. Después se elige por plantilla, en el campo de confirmación en línea.
Lo que ve el cliente es un botón de firmar y pagar en el presupuesto de su portal. Al pulsarlo se abre una ventana de validación con su nombre ya relleno y tres formas de firmar: automática, dibujada a mano o subiendo un archivo con la firma. Si ese presupuesto también pide pago, aparecen a continuación los métodos disponibles.
Un detalle que casi nadie usa y que cambia la conversación con el cliente: al marcar el pago en línea, Odoo pide un porcentaje. Puedes confirmar el pedido con un 30 % por adelantado en lugar de exigir el total. Y si marcas las dos casillas, el cliente tiene que firmar y pagar para que el presupuesto se convierta en pedido.
A partir de ahí es automático. El presupuesto pasa a pedido de venta y, si tienes Inventario instalado, la orden de entrega se genera sola.
¿Facturar lo pedido o lo entregado?
Es la decisión del artículo. Se toma en dos clics y condiciona todo lo demás.
FACTURAR LO PEDIDO Es el modo por defecto de Odoo Ventas. En cuanto el pedido se confirma, ya puedes emitir la factura, entregues o no. Encaja en servicios, proyectos y ventas que se cobran por adelantado. Permite activar la factura automática cuando se confirma un pago online. | FACTURAR LO ENTREGADO Facturas según lo que sale de verdad del almacén. Es lo lógico si vendes producto físico en cantidad y no siempre puedes servir el pedido entero. A cambio, no puedes activar la factura automática: la factura en borrador solo aparece cuando el albarán está validado. |
Esa incompatibilidad está escrita en la documentación oficial de Odoo y es la que más discusiones provoca en una implantación, porque el cliente suele querer las dos cosas: facturar solo lo servido y que la factura salga sola. No se puede. Hay que elegir, y conviene elegir antes de configurar la tienda, no tres semanas después.
Aparte queda el anticipo. Al crear la factura desde el pedido, Odoo ofrece facturar un anticipo por porcentaje o por importe fijo, y dejar el resto para una factura posterior. Para un proyecto largo es la diferencia entre cobrar al final y cobrar por hitos.
En Cohaerentis, un despacho de servicios profesionales, el punto de partida era el habitual: Odoo instalado, pero con parte de la operativa en otras herramientas y los expedientes, las horas y la facturación sin conectar entre sí. Lo que ordenamos no fue la factura, fue lo de antes: que la oportunidad generase el presupuesto, que el presupuesto confirmado abriese el expediente y que las horas imputadas llegasen solas a la factura, con el cliente viendo su portal. La lección que nos llevamos y que repetimos en cada implantación: si el circuito está roto arriba, en la oportunidad, se nota abajo, en el cobro. Siempre.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir firma y pago en el mismo presupuesto?
Sí. En el campo de confirmación en línea de la plantilla puedes marcar las dos opciones a la vez. Si lo haces, el cliente tiene que firmar y pagar para que el presupuesto quede confirmado. Con el pago en línea puedes exigir solo un porcentaje del importe.
¿Se crea el albarán solo cuando el cliente confirma?
Sí, siempre que tengas instalada la aplicación de Inventario. Cuando el presupuesto queda pagado y confirmado, Odoo genera la orden de entrega sin intervención de nadie, y a partir de ahí lleva la cuenta de lo entregado y lo facturado sobre el propio pedido.
¿Puedo cobrar un anticipo antes de entregar nada?
Sí. Al crear la factura desde el pedido, Odoo te deja elegir un anticipo y fijarlo como porcentaje o como importe fijo. El resto se factura después, con una segunda factura sobre el mismo pedido.
Nada de esto es difícil de configurar. Lo difícil es decidir, y la mayoría de implantaciones que heredamos tienen el módulo instalado y ninguna de estas decisiones tomada. Si quieres que alguien las tome contigo, eso es exactamente lo que hacemos en el paquete de Odoo Ventas.
Revisamos tu circuito comercial de punta a punta y te decimos qué se puede automatizar ya y qué no merece la pena tocar. Sin compromiso.
HablemosFuentes: documentación oficial de Odoo — plantillas de presupuesto · firma en línea · políticas de facturación · anticipos