Una factura emitida no es dinero. Es una promesa con fecha. Entre una cosa y la otra hay un recorrido —numerarla bien, enviarla, ponérselo fácil al cliente para que pague y reclamar si no paga— que en muchas pymes todavía vive en una hoja de cálculo y en la memoria de alguien. En Odoo ese recorrido ya existe; lo que hay que hacer es configurarlo.
¿Qué recorrido hace una factura dentro de Odoo?
Seis pasos. Ninguno es exótico, y ahí está la gracia: casi todo el ahorro viene de que no haya que teclear dos veces lo mismo.
- 1. Del presupuesto a la factura. El presupuesto confirmado se convierte en pedido y de ahí sale la factura, con las líneas y los importes ya puestos.
- 2. Validación y número. Mientras es borrador no tiene número. Al validarla toma el siguiente de la secuencia de su diario, y ahí ya no se toca.
- 3. Envío. El botón «Enviar» la manda por correo con un enlace que lleva al cliente a su portal, donde la ve sin instalar nada.
- 4. Cobro. Si has activado el pago online, en ese portal aparece un botón «Pagar ahora» y el cliente elige entre las pasarelas que tengas configuradas.
- 5. Reclamación. Pasado el vencimiento, los niveles de seguimiento lanzan el aviso, con la factura adjunta si así lo decides.
- 6. Conciliación. El apunte del banco se casa con la factura y esta queda en pagada. Esa parte la contamos entera en Odoo Finanzas.
¿Cómo se configuran las series y la numeración?
La numeración cuelga del diario, no de la factura ni del pedido de venta. Cada diario de ventas tiene su secuencia, formada por un prefijo y un contador que se reinicia por periodo; con la localización española el formato de partida es del tipo FACT/2026/0001 —en una instalación en inglés sería INV/2026/00001—. Cambiarlo no exige tocar código: se ajusta desde la propia factura, y la documentación oficial de Odoo explica cómo modificar el formato, su periodicidad y cómo renumerar en bloque cuando hace falta.
Dos avisos prácticos.
El primero: si borras una factura validada o dejas facturas a medias, la serie se queda con huecos. Merece la pena revisarlo, porque una numeración con saltos es justo lo que pregunta una inspección.
El segundo: si facturas por varias vías —tienda online, mostrador, servicios—, decide si quieres un diario por vía antes de emitir la primera factura del ejercicio. Cambiar de criterio a mitad de año se puede hacer, pero es incómodo y siempre acaba discutiéndose con la asesoría.
¿Por qué el recordatorio automático es la pieza que más se nota?
Porque en España se cobra tarde. Según el Observatorio de Morosidad de CEPYME, con datos del conjunto de 2025, el periodo medio de pago se situó en 80,5 días: veinte por encima del máximo que fija la ley.
| Plazo legal máximo | 60 días | |
| Periodo medio de pago real (2025) | 80,5 días |
Reclamar da pereza y algo de apuro, y por eso se hace tarde o no se hace. Automatizarlo quita justo esa parte. Odoo trae varios niveles de seguimiento ya configurados; en cada uno se define a cuántos días del vencimiento salta y qué hace: enviar correo, mensaje de WhatsApp, SMS o carta postal. Puedes marcar el nivel como automático, adjuntar las facturas vencidas y programar una actividad para el responsable de cobro. Ojo con un matiz de coste: los envíos por WhatsApp, SMS y carta consumen créditos de compra integrada de Odoo; el correo electrónico no.
Hay un detalle que casi nadie usa y que a nosotros nos parece el mejor de todo el módulo: si pones un número negativo de días, el aviso sale antes del vencimiento. Un recordatorio amable tres días antes evita más impagos que tres reclamaciones después.
Un paso previo, y es innegociable: concilia el banco antes de encender nada. Si no, acabarás reclamando facturas ya cobradas, que es la forma más rápida de quemar la confianza de un buen cliente.
En Cohaerentis, una firma de servicios profesionales, el problema no era emitir facturas: era que lo trabajado y lo facturado vivían en sitios distintos. Ya tenían Odoo, pero la configuración no reflejaba sus procesos reales.
Al reconfigurarlo dejamos ordenada la base contable —plan contable, diarios, impuestos y métodos de pago—, activamos VeriFactu y conectamos los partes de horas con la facturación, de forma que lo trabajado se convierte en factura en muy pocos pasos. Y les montamos el portal donde el cliente consulta sus expedientes, sus documentos y sus facturas. La mejora en el cobro no vino de reclamar más: vino de dejar de reconstruir a mano qué se había facturado y qué faltaba.
Nada de esto es desarrollo a medida: es configuración. Lo dejamos montado dentro del paquete Odoo Facturas Digital. Y si tu problema no es la factura que emites sino la montaña de facturas que recibes, el camino paralelo es la automatización de facturas recibidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias series de facturación en Odoo?
Sí. La numeración depende del diario, así que basta con crear un diario de ventas por cada serie que necesites —por ejemplo, uno para la tienda online y otro para la venta en mostrador— y dar a cada uno su propio prefijo.
¿El cliente puede pagar la factura online?
Sí, si activas la opción de pago online de facturas en los ajustes de contabilidad y tienes al menos una pasarela configurada. Al enviarle la factura, el cliente recibe un enlace a su portal y ahí le aparece el botón «Pagar ahora». De fábrica solo viene activada la transferencia bancaria, así que hay que configurar la pasarela que quieras ofrecer.
¿Los recordatorios de impago se envían solos?
Pueden. Cada nivel de seguimiento se marca como automático o manual, y también se puede lanzar el proceso en bloque sobre todos los clientes con facturas vencidas. Nuestra recomendación es empezar en manual durante un mes, ver qué textos salen y cómo responden los clientes, y automatizar después.
Revisamos tu circuito de facturación y cobro en Odoo y te decimos qué se puede automatizar esta misma semana.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo · Seguimiento de facturas · Documentación oficial de Odoo · Pagos online · CEPYME · Observatorio de Morosidad.