Una boda se reserva con un «nos encantaría» por WhatsApp y se cierra, el día de la entrega, con una discusión sobre lo que se prometió. Nadie miente. Simplemente no quedó escrito qué incluía la reserva, cuánto se pagó para bloquear la fecha ni cuándo llegarían las fotos.
El fotógrafo autónomo suele tener el oficio resuelto y el papeleo a medias. Y el papeleo decide si una fecha bloqueada es una fecha vendida.
¿Qué tiene que quedar por escrito el día que reservan fecha?
Esta es la lista mínima que usaríamos. No es asesoramiento jurídico: conviene que un abogado o tu gestoría revise la plantilla una vez, y después se reutiliza.
- La señal. Cuánto es, qué reserva y si se devuelve. Si no lo dices, cada parte lo entenderá a su manera, y casi siempre en su favor.
- La cobertura. Fecha, horas, lugar y qué incluye: segundo fotógrafo, preboda, horas extra y lo que cuestan.
- Los plazos de entrega. Cuándo llega un adelanto y cuándo la galería completa, con fechas o con un número de semanas contado desde el evento.
- El uso de las imágenes. En España la propiedad intelectual de una obra corresponde al autor por el solo hecho de crearla, y las obras fotográficas figuran entre las protegidas por la ley. Por eso el contrato debería decir qué puede hacer el cliente con las fotos (imprimirlas, compartirlas) y qué puedes hacer tú (enseñarlas en tu portfolio y tus redes). La ley pide que toda cesión de derechos de explotación conste por escrito y la limita a lo que se diga: si no se fija el plazo, queda en cinco años, y si no se fija el territorio, en el país donde se cede. Y como en las fotos salen personas, para usarlas en tu portfolio conviene además su consentimiento expreso.
- Los cambios y la cancelación. Con cuánta antelación se puede mover la fecha y qué pasa con la señal si el evento se aplaza o se cae.
- El saldo. Cuánto falta, cuándo se paga y por qué medio.
- Los extras. Álbum, copias, vídeo: como líneas aparte y con precio, no como favores que luego se recuerdan distinto.
Siete líneas. Redactarlas no es lo difícil. Lo difícil es que lleguen al cliente igual todas las veces.
¿Qué promesa de entrega se puede cumplir?
La entrega es donde más se rompe la relación, y casi siempre por una frase blanda escrita con buena intención.
LA FRASE BLANDA «Tendrás las fotos en unas semanas.» No dice cuántas, no dice cuáles primero y no da al cliente nada a lo que agarrarse el día que se impacienta. | LA PROMESA CUMPLIBLE Un ejemplo para verlo claro: adelanto de diez fotos a la semana del evento y galería completa a las ocho semanas, con una fecha escrita para cada hito. Si el plazo no se cumple por tu parte, el contrato dice qué compensas. |
Los números de ese ejemplo son nuestros, no una norma del sector. Pon los tuyos, los que de verdad puedas cumplir en temporada alta, que es cuando se juega la reputación.
¿Cómo se monta en Odoo sin perseguir a nadie?
Odoo 19 lo resuelve con piezas que ya trae el presupuesto. El trabajo está en configurarlas una vez por tipo de sesión, no en repetirlo por cliente.
- Paso 1. Una plantilla de presupuesto por tipo de sesión. Boda, comunión, evento de empresa. Se activan en Ventas › Configuración › Ajustes, con la casilla «Plantillas de presupuesto». La plantilla guarda las líneas y también las opciones «Firma en línea», «Pago en línea» y «Porcentaje de pago anticipado», así que cada presupuesto nace con las condiciones ya puestas.
- Paso 2. El contrato, dentro del presupuesto. Cada plantilla tiene su pestaña «Términos y condiciones», y ahí va el texto de ese tipo de sesión. Si prefieres un único texto para todo, Odoo tiene unos «Términos y condiciones por defecto» en los ajustes de Facturación, que se añaden al pie de presupuestos, pedidos y facturas; cuando la plantilla trae los suyos, mandan los de la plantilla. Si tu contrato lleva anexos o documentos que quieres firmar aparte, para eso está la aplicación Sign, que es de Odoo Enterprise.
- Paso 3. Firma y señal desde el mismo presupuesto. El cliente lo recibe, lo firma y paga el porcentaje configurado desde su portal, con la pasarela de pago que hayas configurado. Si pides las dos cosas, Odoo exige firma y pago, y solo entonces confirma el pedido automáticamente. Hasta que eso ocurre, la fecha no está vendida; después, sí.
- Paso 4. La entrega pasa a ser una tarea. Un producto de tipo «Servicio» con el campo «Crear en el pedido» en «Tarea» (en un proyecto que ya tengas) o en «Proyecto y tarea» crea la tarea al confirmarse el pedido. La tarea tiene «Fecha límite», pero Odoo no la rellena al crearla: la pones tú, con el compromiso de entrega que el cliente ha firmado.
- Paso 5. El saldo, a su fecha. Con la opción «Facturación automática», la señal pagada en línea genera su factura de anticipo, y la del resto sale del mismo pedido. Un apunte fiscal que conviene confirmar con tu gestoría: según la Ley del IVA, en los pagos anticipados el impuesto se devenga al cobrarlos, por el importe cobrado. Los recordatorios automáticos de impago son de Odoo Enterprise; está todo contado paso a paso en la guía de facturación en Odoo.
Lo que Odoo no hace es entregar las fotos: no trae una galería de selección para clientes. De qué conviene unir y qué dejar fuera hablamos en el artículo sobre el software para estudio de fotografía. Aquí lo que importa es que el contrato, la señal y la fecha de entrega cuelguen del mismo pedido.
Un contrato precioso que se firma por correo y se archiva en una carpeta no sirve cuando llega la fecha, porque nadie se entera. Lo útil es abrir el pedido y ver en una pantalla qué se prometió, qué se cobró y qué falta por entregar. Hay un matiz en el que dudamos: si para sesiones cortas basta una reserva de agenda con pago, o si incluso ahí compensa el presupuesto firmado. Para una boda no tenemos dudas, y es el presupuesto.
Esto mismo, ya montado para este oficio, es lo que ofrecemos en epoint One: la página de software para estudios de fotografía describe reservas con señal online y un contrato que el cliente firma antes de la sesión.
Preguntas frecuentes
¿La señal es siempre no reembolsable?
Depende de lo que se pacte y de cómo quede escrito. El Código Civil regula las arras en la compraventa (artículo 1454): quien las dio puede desistir perdiéndolas, y quien las recibió, devolviéndolas duplicadas. Un encargo de fotografía no es una compraventa, así que lo que valga la señal dependerá sobre todo de lo que diga el contrato. Que lo revise una vez un abogado o tu gestoría; este artículo no sustituye ese consejo.
¿Necesito la aplicación Sign para que el cliente firme?
No para lo básico: el propio presupuesto de Odoo admite firma en línea como opción. Sign, que es de Odoo Enterprise, tiene sentido cuando el contrato lleva anexos o documentos propios que se firman aparte.
¿Y si el cliente pide cambiar la fecha?
Lo mejor es haberlo previsto en el contrato: con cuánta antelación se puede pedir y qué pasa con la señal. Después, el cambio se refleja en el mismo pedido y en la fecha límite de la tarea de entrega, para que no quede solo en una conversación de móvil.
¿Sirve con Odoo Community?
En buena parte, sí. Ventas, las plantillas de presupuesto, la firma y el pago en línea y la tarea creada desde el pedido están en Community. La aplicación Sign y los recordatorios automáticos de impago son de Enterprise.
Montamos contigo la plantilla de presupuesto, la firma y la señal de cada tipo de sesión, y la ves funcionando con tus tarifas.
HablemosFuentes: BOE — Ley de Propiedad Intelectual (texto consolidado), artículos 1, 10, 43 y 45; BOE — Código Civil, artículo 1454; BOE — Ley Orgánica 1/1982, artículo 2; BOE — Ley del IVA, artículo 75. Las funciones de Odoo se han comprobado en la documentación oficial y el código de Odoo 19.0 y en el Odoo 19 de epoint, en octubre de 2026. El ejemplo de plazos de entrega es propio.