Cada pocas semanas nos reenvían el mismo correo. Cambia el remitente, cambia el logotipo, pero el mensaje es siempre el mismo: el fichaje digital ya es obligatorio, contrata antes de que te sancionen. Antes de sacar la tarjeta conviene mirar el BOE.
¿Qué obliga exactamente hoy?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lleva vigente desde 2019 y su redacción es corta: «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Se aplica a toda la plantilla y a cualquier empresa, tenga tres trabajadores o trescientos.
La norma añade dos cosas que se olvidan más que la primera. Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Y el cómo no lo decide un comercial: el registro se organiza y se documenta por negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla.
Papel, hoja de cálculo y aplicación valen los tres. Lo que no vale es no tenerlo.
¿Y el real decreto del que habla todo el mundo?
Existe. Está redactado, desarrolla el texto refundido del Estatuto en materia de registro de jornada y ha pasado por audiencia pública en el portal de participación del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Ahí se acaba lo firme.
En marzo de 2026 el Consejo de Estado despachó su dictamen 188/2026 sobre ese proyecto con una valoración desfavorable. Los reparos que se le atribuyen en la prensa jurídica van al fondo del asunto: imponer por reglamento un sistema digital universal cuando el Estatuto habilita otras formas, y entrar en terreno reservado a la ley y a la negociación colectiva. El dictamen no es vinculante, de modo que el Gobierno puede aprobar el texto igualmente; lo que no puede es evitar que quien lo recurra llegue al tribunal con ese informe debajo del brazo.
Y mientras tanto, el dato comprobable: hoy no hay publicación en el BOE. Sin publicación no hay entrada en vigor, no hay plazo de adaptación y no hay sanción nueva.
LO QUE YA TE OBLIGA Registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona. Conservar cuatro años. Tenerlo accesible para la plantilla, sus representantes y la Inspección. Documentar cómo lo has organizado. Formato libre. | LO QUE PROPONE EL PROYECTO, TODAVÍA SIN PUBLICAR Un registro digital, interoperable y accesible en remoto para la Inspección, con consulta inmediata por parte de la persona trabajadora. Es la dirección del viento, no una obligación en vigor. |
¿Qué se puede hacer ya, sin comprar de urgencia?
- Comprobar que registras de verdad. Muchas pymes tienen un cuadrante de turnos y creen que eso es el registro. No lo es: el cuadrante dice lo previsto, el registro dice lo ocurrido.
- Dejar por escrito cómo lo organizas. El acta de la consulta con la representación legal, o el acuerdo, es papel que hoy casi nadie tiene y que la Inspección sí pide.
- Revisar los cuatro años. Si el registro vive en el móvil del encargado o en un Excel que se sobreescribe cada mes, no se está conservando nada.
- No firmar plazos largos por una urgencia inventada. Un contrato de permanencia justificado con un decreto que no existe es un mal punto de partida para una relación de proveedor.
- Si lo digitalizas, que sirva para algo más. Un fichaje aislado solo genera una obligación cumplida. Conectado a ausencias, calendario y costes, empieza a devolver información.
En Cereales Alcamancha montamos la gestión de ausencias por WhatsApp, sin papeleo y con la aprobación siempre en manos de una persona. No es fichaje, es el proceso de al lado, pero la lección se repite en cada implantación de recursos humanos: el sistema que la gente usa es el que no le cambia la rutina. Si para fichar hay que encender un ordenador que solo tiene la oficina, la mitad de la plantilla fichará al día siguiente y de memoria.
¿Cuándo compensa digitalizarlo de verdad?
Cuando hay turnos, varios centros de trabajo o gente que entra y sale a horas distintas, el papel deja de cuadrar solo. La aplicación de Asistencias de Odoo funciona como reloj de fichar: se puede dejar un dispositivo en modo quiosco con una dirección web propia, y la persona se identifica buscando su nombre, con un código de barras o un llavero RFID, con la opción de pedir un PIN. Está en su documentación oficial y no requiere desarrollo.
Lo interesante no es el fichaje en sí. Es que el mismo sistema lleve las vacaciones y las aprobaciones, alimente el calendario del equipo y permita comparar horas previstas y reales sin volcar nada a mano. Ese salto es el que hacemos en los proyectos de digitalización de procesos con Odoo, y suele empezar por un problema mucho más terrenal que la Inspección: nadie sabe cuántas horas ha costado realmente un pedido.
El calendario normativo se ha convertido en argumento comercial. Pasó con el Kit Digital, pasa con la factura electrónica y ahora pasa con el fichaje. No decimos que el registro digital no vaya a llegar: probablemente llegue, en alguna forma. Decimos que comprar por miedo a un plazo que nadie ha publicado suele acabar en una herramienta que no se usa y en una cuota que sí se paga. Compra cuando el proceso te lo pida, no cuando te lo pida un correo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir fichando en papel en 2026?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone ningún soporte concreto, y el real decreto que exigiría medios digitales no está publicado en el BOE. El papel obliga a ser más disciplinado con la conservación durante cuatro años y con el acceso de la plantilla y de la Inspección, pero es legal.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
No hay fecha. El proyecto de real decreto recibió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable del Consejo de Estado, el número 188/2026, y a fecha de publicación de este artículo sigue sin aparecer en el BOE. Cualquier fecha que circule antes de esa publicación es una previsión, no una obligación.
¿Qué pasa si no llevo registro de jornada?
Esa parte sí está sancionada desde 2019: no es una obligación futura, es una obligación actual. Si tu empresa no registra a diario la hora de entrada y de salida de cada persona, el riesgo no depende del real decreto pendiente.
Lo revisamos contigo sin venderte una cuota mensual: qué tienes, qué falta y si merece la pena digitalizarlo ahora o más adelante.
HablemosFuentes: BOE, texto refundido del Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) · Consejo de Estado, asuntos despachados · Ministerio de Trabajo, Guía sobre el registro de jornada · Documentación oficial de Odoo, Asistencias