Agosto. Alguien pregunta en el grupo del trabajo si le quedaban días. El responsable abre una hoja de cálculo que actualizó por última vez en mayo, cuenta con el dedo y contesta que cree que sí. En muchas pymes españolas la gestión de vacaciones es exactamente eso: memoria, buena voluntad y un archivo del que nadie se fía del todo.
Odoo trae una aplicación entera para esto, Tiempo personal. Merece la pena entender qué te da hecho y qué tienes que decidir tú, porque lo segundo es bastante más de lo que la gente espera.
¿Qué viene hecho y qué hay que montar?
VIENE HECHO Varios tipos de ausencia ya creados —vacaciones pagadas, baja por enfermedad, no retribuida, días compensatorios, horas extra—, que puedes usar tal cual o modificar. El panel del empleado, con su saldo y sus solicitudes. La vista de equipo con el calendario a color. Y los informes de uso por tipo y por persona. | LO MONTAS TÚ Los festivos: Odoo no trae ninguno cargado. También los días obligatorios, los planes de acumulación si los días se ganan trabajando, y el circuito de aprobación de cada tipo. Nada de esto exige programar. Exige decidir, que suele ser lo que se aplaza. |
Las cuatro decisiones que definen un tipo de ausencia
Cada tipo de ausencia es un formulario, y ahí dentro se resuelven casi todas las discusiones que luego aparecen en el día a día.
- 1. ¿Requiere asignación? Es una casilla, «Necesita asignación». Marcada, hay que conceder los días antes de que el empleado pueda pedirlos; sin marcar, se solicita sin saldo previo. Las vacaciones suelen ir con asignación; una visita médica, sin ella. Y cuando hay asignación, decides además si el empleado puede pedirse días adicionales por su cuenta.
- 2. ¿Quién aprueba? Cuatro opciones: sin validación —se aprueba sola—, el encargado de ausencias, el aprobador que tenga asignado ese empleado, o los dos a la vez. Por defecto viene marcado el encargado de ausencias.
- 3. ¿En qué unidad se pide? Día completo, medio día u horas. Parece un detalle menor y no lo es: es lo que decide si las salidas de dos horas se registran o se quedan en un acuerdo verbal.
- 4. ¿Cuenta como tiempo trabajado? Cada tipo se marca como tiempo trabajado o como ausencia. Si va como ausencia, esos días no suman para los planes de acumulación. Es la casilla que más se pasa por alto y la que descuadra los saldos meses después.
Hay tres opciones más que resuelven líos muy concretos. «Día festivo incluido», que hace exactamente lo que dice y conviene no confundir: marcada, el festivo sí cuenta dentro de la duración de la ausencia. Viene desmarcada, y en vacaciones así es como la quieres —un festivo que cae dentro de una semana de vacaciones no consume un día propio del empleado—; se marca solo en los tipos donde el festivo deba computar. Permitir saldo negativo, con un tope máximo de días en descubierto, para el caso clásico de quien planifica un viaje antes de que le asignen el año. Y adjuntar documento justificativo, útil en bajas largas.
¿Por qué los festivos son el paso que más se descuida?
Porque no están. Odoo no trae ningún festivo cargado de fábrica, y su propia documentación explica el motivo: cambian de un país a otro y hasta de una ciudad a otra. Sin darlos de alta, un empleado puede pedir el 12 de octubre y el sistema se lo descontará como si fuera un lunes cualquiera.
Dos detalles con consecuencias.
El primero: cada festivo se puede limitar a un horario de trabajo concreto. Ese es el mecanismo real para que la sede de Toledo tenga sus festivos locales y la de Madrid los suyos. No existe un campo «localidad»: existen calendarios de trabajo distintos, y el festivo se cuelga del que corresponda. Si lo dejas en blanco, aplica a toda la plantilla.
El segundo lo descubre casi todo el mundo tarde: los festivos configurados en Tiempo personal se reflejan en cualquier aplicación que use horarios de trabajo, como Calendario, Planificación o Fabricación. Configurarlos mal no descuadra solo las vacaciones.
Y una figura poco usada que vale su peso en oro en temporada alta: los días obligatorios. Son fechas en las que sencillamente no se admiten solicitudes, y se definen por empresa o por departamento. Si el 24 de diciembre no puede faltar nadie en almacén, se marca y se acabó la negociación.
El calendario que ve todo el equipo
La vista general abre en trimestre y con el filtro del propio equipo. Cada persona en su línea, cada una con su color —que Odoo asigna al azar, no por tipo de ausencia—, y el estado se lee en el relleno: sólido si está validada, rayada si está pendiente de aprobar.
Abajo del todo hay una barra por día que indica cuánta gente va a estar fuera. Esa barra es la pieza que evita la conversación incómoda de agosto, porque convierte una intuición en un número antes de aprobar nada.
En Cereales Alcamancha, una cooperativa agraria de Tarancón, montamos el circuito entero: 14 tipos de ausencia, festivos propios para cada una de sus dos sedes y un calendario compartido donde el responsable ve a toda la plantilla de un vistazo.
Dos decisiones de aquel proyecto nos parecen aprovechables en casi cualquier pyme. La primera: crear un tipo de ausencia que no descuenta días —viajes de trabajo, formación, visita a cliente— solo para que el equipo sepa dónde está cada uno. Ordena más que ninguna otra. La segunda: obligar a escribir el motivo cuando se rechaza una solicitud. Eso no viene de serie, hay que añadirlo, y cambia la conversación entera: nadie recibe un no a secas.
Salvo esa última pieza, todo lo anterior es configuración, y va dentro del paquete Odoo Proyectos y Equipos. Si además quieres controlar la presencia y no solo las ausencias, el complemento natural es la gestión de asistencias; y la panorámica de todo el módulo de personal está en Gestión de Recursos Humanos con Odoo.
Configuramos tipos de ausencia, festivos por centro, aprobaciones y calendario compartido en Odoo, con tus reglas reales.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo · Tiempo personal · Odoo · Tipos de ausencia · Odoo · Asignaciones. Los ejemplos de sedes y fechas son propios, para ilustrar la configuración.