En Cereales Alcamancha —la cooperativa agraria de Tarancón (Cuenca)— gestionar las ausencias del equipo (vacaciones, asuntos propios, bajas, viajes de trabajo...) era un ir y venir de WhatsApps sueltos, papel y hojas de cálculo. Le montamos un sistema completo: el empleado pide su ausencia por WhatsApp, la rellena en la herramienta propia de la cooperativa sin usuario ni contraseña, el responsable la aprueba o la rechaza, el empleado recibe la respuesta por WhatsApp y todo queda en un calendario compartido que ve todo el equipo.
Convertimos la gestión de ausencias en un flujo claro de principio a fin: pedir por WhatsApp, rellenar sin contraseñas, aprobar con un clic y avisar automáticamente, con todo el equipo en un mismo calendario. Te lo contamos paso a paso, con el sistema real.
El reto: gestionar las ausencias de todo un equipo
En una cooperativa con equipo repartido entre varias sedes (Alcamancha y La Chopera), las vacaciones, los asuntos propios, las bajas o un simple viaje de trabajo se pedían por teléfono, por WhatsApp o en papel, y se apuntaban a mano. Saber quién libra cada día, cuántos días le quedan a cada uno y que nadie se solape era un lío difícil de mantener.
Lo que costaba cada ausencia:
- Pedirla por teléfono, WhatsApp o en papel, y apuntarla a mano
- Que el responsable se enterara y contestara a tiempo
- Saber quién libra cada día sin que se solapen dos personas clave
- Llevar la cuenta de los días de cada empleado por tipo
- Registrar un viaje de trabajo sin que reste días de vacaciones
El empleado la pide por WhatsApp, sin usuario ni contraseña
Todo empieza donde el empleado ya está: en su WhatsApp. Escribe al asistente virtual de Alcamancha —"quiero registrar una ausencia", "necesito días libres", "tengo un viaje de trabajo"— y el asistente le devuelve un enlace personal que abre su ficha directamente, sin iniciar sesión. El sistema lo reconoce por su número de móvil, así que el enlace ya viene con su identidad incluida.
Sin cuentas que gestionar El enlace es personal y dura 30 días; si caduca, basta con volver a escribir al asistente para recibir uno nuevo. Ningún empleado tiene que crear una cuenta, recordar una contraseña ni instalar nada.
Su panel: calendario, solicitudes y saldo de días
Al pulsar el enlace, el empleado entra en su ficha dentro de Herramientas Alcamancha: arriba su nombre, en el centro un calendario mensual con sus ausencias y, a la derecha, el panel "Mis solicitudes" con el estado de cada una. Todo pensado para el móvil.
Más abajo consulta su saldo de días, organizado en pestañas: Con saldo (tipos que descuentan días, como Vacaciones o Asuntos propios, con los días usados frente al total) y Sin límite (tipos que no restan, como visita médica o los viajes de trabajo). Sabe en todo momento de cuántos días dispone.
Crear una solicitud en unos toques
Con el botón "+ Nueva solicitud" se abre un formulario sencillo: tipo de ausencia, fechas (desde / hasta, eligiéndolas en un calendario que no permite fechas pasadas) y un motivo opcional. Al enviarla, la solicitud queda registrada al instante y se avisa automáticamente al responsable para que la revise.
Mientras la solicitud está pendiente de aprobación, el empleado puede cancelarla él mismo si se ha equivocado o ya no la necesita. En cuanto se aprueba o se rechaza, deja de poder cancelarse y pasa a manos del responsable.
El responsable la aprueba o la rechaza, con motivo
Cada solicitud llega al responsable de ausencias como una tarea pendiente en su sistema de gestión, marcada como "Solicitud desde Herramientas Alcamancha". Desde ahí puede aprobarla con un clic —el empleado recibe al momento la confirmación por WhatsApp— o rechazarla.
Para rechazar es obligatorio escribir un motivo ("ya hay dos personas ausentes esas fechas", "falta cobertura en planta"...). Ese mismo texto es el que le llega al empleado por WhatsApp, para que sepa exactamente por qué se ha denegado. Nada se rechaza "porque sí".
El empleado recibe la respuesta por WhatsApp
No hace falta que el empleado entre a nada para enterarse: cuando el responsable gestiona su solicitud, le llega un aviso automático por WhatsApp. Si es aprobada, con el tipo y las fechas; si es denegada, con el motivo del rechazo.
Y con red de seguridad: la respuesta se envía como mensaje verificado y, si por lo que fuera ese envío fallara, el sistema manda el mismo aviso como mensaje normal. El empleado siempre recibe la respuesta. Cada solicitud, además, queda con su estado bien claro en "Mis solicitudes".
Todo el equipo, en un calendario compartido
Las ausencias se vuelcan en un calendario compartido donde se ve de un vistazo quién libra cada día —cada empleado en su color y sin límites que oculten a nadie cuando coinciden varias personas—. El responsable puede filtrar por una persona concreta y hasta entrar en su ficha para crear o cancelar solicitudes en su nombre.
Se acabó perseguir papeles y capturas de pantalla: la cooperativa ve a toda su plantilla de un vistazo, con los días bien contados y cada ausencia con su estado y su historial.
Pensado para una cooperativa de verdad
El sistema se adaptó a cómo trabaja Alcamancha, no al revés:
- Festivos por localidad — cada sede (Alcamancha, La Chopera) tiene sus festivos junto a los de Castilla-La Mancha, para que los días se cuenten bien.
- Tipo "Ausencias en oficina" — para viajes de trabajo, formación o visitas a cliente: no resta días de vacaciones, solo da visibilidad al equipo de dónde está cada uno.
- 14 tipos de ausencia — vacaciones, asuntos propios, bajas, visita médica, fallecimiento familiar, días compensatorios, festivos... cada uno con sus reglas.
- Historial completo — cada solicitud queda registrada con fecha, tipo, motivo, estado y quién la aprobó.
Y todo vive en Herramientas Alcamancha, el panel de herramientas propias de la cooperativa, donde el equipo encuentra en un mismo sitio la gestión de ausencias y el resto de utilidades del día a día.
Preguntas frecuentes
¿El empleado tiene que instalar algo o recordar una contraseña?
No. Lo pide desde su WhatsApp de siempre y entra a la herramienta por un enlace personal, sin usuario ni contraseña. El enlace dura 30 días; si caduca, pide otro al asistente.
¿Cómo sabe el sistema quién es cada empleado?
Por el número de móvil registrado en su ficha. Si un empleado cambia de número, basta con actualizarlo para que el asistente lo reconozca.
¿Qué tipos de ausencia se pueden pedir?
Vacaciones, asuntos propios, bajas médicas y de maternidad/paternidad, visita médica, fallecimiento familiar, días compensatorios, festivos y también 'Ausencias en oficina' (viaje, formación, visita a cliente), que no descuenta días.
¿Puede el empleado cancelar una solicitud?
Sí, mientras esté pendiente de aprobación. Una vez aprobada o rechazada, el cambio lo gestiona el responsable.
¿Y si le rechazan la ausencia?
Recibe el motivo por WhatsApp. El rechazo siempre lleva una explicación: no se puede denegar una solicitud sin justificarla.
¿Cómo ve el responsable a todo el equipo?
En un calendario compartido con cada empleado en su color. Puede filtrar por persona y entrar en la ficha de cualquiera para gestionar solicitudes en su nombre.
¿Podéis montar una herramienta así para mi empresa?
Sí. Desarrollamos herramientas a medida para gestionar ausencias, fichajes o cualquier proceso interno, conectadas con WhatsApp y con tu sistema de gestión. Cuéntanos tu caso.
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