Las ventas se declaran solas, los gastos no: cómo probar la IA con las facturas de proveedor

En Bizkaia, las ventas se declaran solas. Las facturas de gastos, en muchas oficinas, siguen cruzando de un PDF a una hoja de cálculo a base de teclear emisor, NIF, base y cuota, factura a factura.

¿Qué problema deja sin resolver TicketBAI?

Según la web oficial de Batuz, de la Diputación Foral de Bizkaia, TicketBAI es el sistema de facturación que asegura la declaración de todas las ventas, y sus facturas se anotan automáticamente en el LROE (el libro registro de operaciones económicas). Con los datos de ese libro, la Hacienda Foral elabora borradores de Renta, IVA y Sociedades. Lo recordaba GipuzkoaGaur el 26 de octubre, en el artículo del que sale la idea de este post.

Los gastos son otra historia. El LROE también los recoge, pero sus facturas llegan por otras vías (PDFs por correo, albaranes, pedidos) y alguien tiene que registrarlas. Ahí no hay sistema que lo haga por ti.

¿Es solo cosa de Bizkaia?

Batuz sí es de Bizkaia, y TicketBAI, de las haciendas forales vascas. El trabajo con las facturas recibidas, no. Una pyme de Toledo que registra a mano las facturas de sus proveedores tiene el mismo cuello de botella, con otras obligaciones fiscales. Lo que viene a continuación vale para las dos.

¿Qué puede hacer una IA con una factura recibida?

Según GipuzkoaGaur, extraer de cada factura el emisor, el NIF, las fechas, la base y el IVA sin tener que montar una plantilla por proveedor. Hasta ahí, lo fácil. Lo difícil es lo que viene después: comprobar que los importes cuadran, que el proveedor está dado de alta y que existe un pedido o un albarán que respalde esa factura. Las excepciones las tiene que mirar una persona.

La IA ahorra el tecleo, no el criterio. Una factura leída al 98 % y con un NIF mal copiado sigue siendo una factura mal contabilizada.

¿Cómo se prueba sin jugársela?

GipuzkoaGaur propone un piloto pequeño. Nos parece sensato, y estas son sus cifras, que son una propuesta y no un resultado medido:

• Mide antes. Cuánto tiempo se va hoy en teclear facturas y cuántos errores aparecen en el cierre. Sin eso, no sabrás si ha mejorado.
• Revisa todo, no solo lo dudoso. En el piloto, la herramienta se equivoca con seguridad; las marcas de «dudoso» no bastan.
• Amplía solo con datos. Si el tiempo baja y los errores no suben, sumas proveedores. Si no, lo dejas.
• No cambies lo que ya funciona. Si usas TicketBAI y LROE, la herramienta no puede tocar lo que ya sale bien por el lado de las ventas.

¿Qué pasa con los datos personales de la factura?

Muchas facturas llevan datos personales: las de autónomos (nombre, NIF, domicilio y, a veces, la cuenta bancaria) y, en las de empresas, el nombre de una persona de contacto. De ese tratamiento sigue respondiendo tu empresa. La AEPD, en sus recomendaciones sobre chatbots de IA, aconseja no dar datos personales de terceros si hay dudas de que el tratamiento vaya a trascender el ámbito doméstico. Una empresa que sube las facturas de sus proveedores está muy lejos del ámbito doméstico.

Nuestra regla práctica, que es opinión nuestra y no consejo jurídico: facturas reales solo en herramientas contratadas por la empresa y con el contrato de encargo de tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD. Nunca un chatbot gratuito abierto en una pestaña.

Sigue leyendo Automatización de facturas recibidas en Odoo: ahorro de tiempo y precisión en la contabilidad La guía de cómo se organiza el circuito de facturas de proveedor en Odoo. Leer →

Si quieres montar el circuito de facturas recibidas sobre Odoo ERP, con revisión y trazabilidad, es el tipo de trabajo que hacemos. Antes de empezar, conviene tener una política de uso de IA que quepa en un folio y haber leído qué automatizar primero en finanzas.

Fuentes: GipuzkoaGaur, 26-10-2026 (medio local; de ahí sale la propuesta de piloto) · Batuz, Diputación Foral de Bizkaia · AEPD, Recomendaciones para usuarios en la utilización de chatbots con inteligencia artificial. Es información general, no asesoramiento jurídico.