Imagina la llamada: una clienta pregunta en abril por sus ruedas de invierno, «las del Corsa». Alguien baja al almacén, abre una libreta y encuentra una línea que dice «Corsa gris, estantería 3». Hay dos Corsas grises. Un hotel de neumáticos sin ficha por juego acaba así: con el taller buscando a mano lo que lleva seis meses guardando.
¿Qué se pierde cuando el hotel vive en una libreta?
Tres cosas, y ninguna es el neumático. Se pierde tiempo: encontrar un juego sin una referencia fiable es una expedición por la estantería. Se pierde el aviso: si nadie abre la libreta en marzo, el cliente se acuerda solo o no se acuerda, y el cambio de temporada se lo acaba haciendo otro taller. Y se pierde el criterio, que es lo que menos se nota.
Sin fecha de entrada ni medida anotada, no sabes cuánto lleva guardado cada juego ni si va a volver a montarse alguna vez. Un hotel así se llena de juegos de clientes que ya no vienen, y nadie se atreve a decidir qué hacer con ellos.
¿Qué tiene que saber la ficha de un juego guardado?
Menos de lo que parece. Cinco datos, apuntados en el momento de la entrada, y la libreta sobra:
- Dueño y matrícula. El juego es de un cliente y de un coche concreto. El nombre a secas no basta: ya vimos que hay dos Corsas grises.
- Medida y marca. Lo que pone en el flanco, por ejemplo 205/55 R16. Dos segundos al recibirlo y nadie tiene que bajar a mirarlo después.
- Estado a la entrada. Una nota corta: dibujo, desgaste desigual, algún golpe. Se agradece el día que el cliente jura que «estaban mejor».
- Ubicación. Estantería y nivel, con un código que se lea desde lejos.
- Fecha de entrada y temporada. De ahí sale cuándo avisar y cuánto tiempo lleva ocupando sitio.
¿Y esto cómo se monta en Odoo?
Conviene decirlo sin rodeos: Odoo no trae un «hotel de neumáticos» hecho. Trae las piezas con las que se monta, y encajan bien porque, en el código de la versión 19, una misma existencia en stock puede llevar a la vez ubicación, número de lote o de serie y propietario. Tres ajustes de Inventario, tres datos de la ficha:
Falta el aviso, y ese no viene hecho tampoco. Se monta con una regla de automatización basada en una fecha de la ficha, exactamente igual que el recordatorio de ITV que contamos en El coche que no vuelve, con el mensaje saliendo por WhatsApp. Es el mismo mecanismo aplicado a otra fecha. Si te interesa el recorrido completo del coche, del presupuesto a la factura, lo tienes en nuestra guía de software para taller.
¿Cuándo avisar y qué decir?
Dos avisos, no uno. El primero va antes de la temporada y lleva una propuesta, no un recordatorio vago: «Tus ruedas de invierno están en nuestro hotel. ¿Te reservamos hueco para montarlas?». Es un ejemplo nuestro para que se vea la idea, no un texto de plantilla oficial.
El segundo es más incómodo y casi nadie lo manda: el de los juegos que llevan mucho tiempo sin moverse. Pregunta si siguen interesando y qué hacer con ellos. Mejor un mensaje de más que una estantería llena de dueños desaparecidos.
Un aviso solo sirve si acaba en una cita. Si el cliente responde «vale, ya os digo» y no hay hueco de agenda detrás, has hecho un recordatorio, no un servicio.
Hay una decisión que no es técnica y en la que no tenemos postura cerrada: si el hotel se cobra o se regala. Regalarlo fideliza y llena la estantería; cobrarlo la ordena y obliga a mirarla. Cada taller sabe qué le conviene. Lo que sí nos inclinamos a pensar es que un hotel gratis y sin fechas es el que acaba lleno de juegos huérfanos, así que apostaríamos por tener las fechas aunque no se cobre un euro.
La parte aburrida es la carga inicial: hay que bajar una vez al almacén y fichar cada juego con su matrícula, su medida y su ubicación. Es una tarde mala, pero una. Después, cada entrada se ficha al recibir el coche. Si prefieres no montarlo pieza a pieza, esto mismo viene resuelto en nuestro software de gestión para talleres mecánicos epoint One, donde el hotel de neumáticos es una sección de la ficha del vehículo, con su estantería.
Si la respuesta tarda más de un minuto, te enseñamos cómo quedaría en una ficha por matrícula, con su ubicación y su aviso.
HablemosFuentes: Odoo · código de stock.quant, rama 19.0 · Odoo · ajustes de Inventario, rama 19.0. Los ejemplos (la clienta del Corsa, la medida 205/55 R16, el código E3-N2 y el mensaje de aviso) son nuestros, no de la documentación.