Casi todos los almacenes que auditamos tienen el mismo problema, y no es el software. Es que alguien puso un día un mínimo de 10 unidades a todo el catálogo y ahí se quedó. Diez está bien para lo que se vende una vez al mes. Para tu producto estrella en noviembre, diez es quedarte vendido un jueves por la tarde.
El número no se elige. Se calcula. Y el cálculo es más sencillo de lo que parece, porque solo necesitas dos datos que ya tienes.
¿De dónde sale el mínimo?
El mínimo tiene que cubrir lo que vas a vender mientras esperas el pedido. Nada más. Si tu proveedor tarda diez días, el mínimo es lo que sales de vender en esos diez días, más un colchón por si la semana viene rara.
Con números se ve mejor. Este ejemplo es nuestro, para ilustrar el cálculo:
40 Unidades que vendes al mes | 10 Días laborables que tarda el proveedor | 27 Mínimo que sale del cálculo |
La cuenta, paso a paso: 40 unidades al mes entre 22 días laborables son 1,8 al día. Durante los 10 días de espera venderás unas 18. A eso le sumas un colchón de una semana de ventas, otras 9. Total, 27. Ese es tu mínimo, y no tiene nada que ver con el mínimo del producto de al lado.
El colchón no es opcional ni es un capricho. Cubre las dos cosas que fallan siempre: que una semana vendas más de la cuenta y que el proveedor llegue tarde. Si el tuyo es de los que se retrasa, sube el colchón antes que el mínimo.
EL MÍNIMO A OJO El mismo número para todo. Sobra género en lo que no rota y falta en lo que vuela. Nadie se fía de las propuestas de compra, así que se acaban ignorando y se vuelve al Excel. | EL MÍNIMO CALCULADO Un número por referencia, atado al plazo real de su proveedor. Las propuestas de compra empiezan a tener sentido y el equipo deja de corregirlas a mano. |
¿Y el máximo, cuánto pongo?
El máximo no responde a «cuánto quiero tener» sino a cada cuánto quiero hacer pedidos. Si prefieres pedir una vez al mes, el máximo es el mínimo más el consumo de un mes: 27 + 40 = 67 en el ejemplo de arriba.
Luego hay que aterrizarlo. Si el proveedor sirve en cajas de 12, redondea al múltiplo. Si el producto caduca, el máximo lo manda la fecha, no la comodidad. Y si te cobra portes por debajo de cierto importe, a veces sale mejor pedir menos veces aunque el almacén sufra un poco.
¿Qué cambia si tengo tienda y almacén?
Bastante, y es la parte que más sorpresas da. Las reglas de reabastecimiento se definen por producto y por almacén, no por producto a secas. Si la tienda y el almacén central comparten una única regla, el sistema ve el total y se queda tan tranquilo mientras la tienda está a cero y el almacén lleno.
Lo mismo pasa con las variantes. Si vendes por talla y color, cada combinación cuenta como un producto distinto a efectos de stock, así que las reglas se multiplican. Ese caso lo desarrollamos en por qué las tallas y los colores lo cambian todo.
En Herbolario Ágave montamos justo esto: lotes, stock mínimo y previsiones de pedido, con el inventario conectado al TPV de la tienda física y a su WooCommerce. Lo que más tiempo llevó no fue configurar las reglas. Fue sentarse a mirar el consumo real referencia a referencia, porque hasta que los números no cuadran con lo que ve el encargado, nadie se fía de la propuesta de compra. Y una propuesta de la que nadie se fía no se usa.
¿Qué revisar antes de la campaña?
Octubre es el mes. En noviembre ya es tarde, porque el plazo del proveedor también se alarga cuando todo el mundo pide a la vez.
- Las veinte que más rotan, no el catálogo entero. Ordena por unidades vendidas del último año y quédate con la cabeza de la lista. El resto puede esperar a enero.
- Pregunta el plazo real, no el del contrato. Una llamada a cada proveedor en octubre: «¿cuánto vais a tardar en noviembre?». Esa cifra es la que va en la ficha, no la que puso alguien hace tres años.
- Usa el consumo de campaña, no la media anual. Si en noviembre vendes el triple, el mínimo de noviembre es el triple. Mira lo que vendiste el año pasado en esas semanas concretas.
- Y apúntate bajarlos en enero. Esta es la que nunca hace nadie. Los mínimos de campaña se quedan puestos, el sistema sigue reponiendo a ritmo de noviembre y en marzo tienes el almacén lleno de dinero parado.
Cómo se crea la regla dentro del sistema, con su ruta, su proveedor y su disparador automático o manual, lo contamos paso a paso en la guía de abajo. Y si prefieres que lo dejemos montado con tus datos reales, es lo que hacemos en el paquete de Odoo Compras y Stock.
Hay una tentación muy fuerte de saltarse esta parte y esperar que la IA prediga la demanda. Algún día. Mientras tanto, el 90 % del beneficio de un sistema de reposición sale de hacer bien esta aritmética de primaria en las veinte referencias que sostienen tu caja. Nos hemos encontrado empresas pagando módulos de previsión avanzada sobre fichas sin plazo de entrega. Es como comprar un GPS y no decirle a dónde vas.
Y cuando el mínimo ya está bien puesto, el siguiente cuello de botella se mueve al almacén: albaranes, preparación de pedidos y devoluciones.
Cogemos tus veinte referencias que más rotan, calculamos mínimo y máximo con tus plazos reales y te lo dejamos funcionando antes de campaña.
HablemosFuentes: Odoo Documentation — Reglas de reabastecimiento · Odoo Documentation — Reabastecer sobre pedido. Los números del ejemplo (40 unidades al mes, 10 días de plazo) son nuestros, para ilustrar el cálculo; no proceden de ningún manual.