Reclamar un impago es una de esas tareas que nadie tiene asignada y todos saben que existe. Se hace cuando alguien se acuerda, con el tono que le pille ese día, y casi siempre tarde. Odoo permite convertirla en una escalera de avisos con fechas, y lo difícil no es montarla: es decidir qué pone cada peldaño.
Ya contamos el recorrido completo de la factura en la guía de facturación en Odoo. Esta entrada va solo de lo que viene después del vencimiento.
¿Qué cambia al reclamar con niveles en vez de a mano?
A MANO Alguien abre la lista de facturas, decide a quién escribir, redacta el correo, lo envía y apunta en algún sitio que lo ha hecho. Cuando hay diez facturas vencidas funciona. Cuando hay cien, se escribe a los tres clientes que molestan menos. | CON NIVELES Cada nivel define a cuántos días del vencimiento salta y qué hace. Odoo calcula quién toca y, si el nivel está marcado como automático, lanza el aviso; si no, deja al cliente pendiente para que alguien lo procese. En ambos casos queda constancia en el historial del cliente y se programa la siguiente fecha. A la persona de cobros le queda decidir, no teclear. |
¿Qué se configura exactamente?
Todo cuelga de una lista: Contabilidad › Configuración › Niveles de seguimiento. Odoo ya trae varios niveles preconfigurados; se abren y se editan. En cada uno mandan cuatro cosas:
- Los días. Cuántos días después del vencimiento salta el nivel. Con un número negativo, el aviso sale antes de que venza la factura.
- El canal. Correo, mensaje de WhatsApp, SMS o carta postal, cada uno con su plantilla de contenido que se puede reescribir.
- Las opciones. Marcarlo como automático, adjuntar las facturas vencidas y añadir seguidores al cliente para enterarte si responde al correo.
- La actividad. Al saltar el nivel, Odoo puede programar una actividad (por ejemplo, una llamada) para un responsable concreto, con el tipo de actividad y el resumen que elijas. Es lo que convierte un aviso en una llamada.
Dos cosas que conviene saber antes de encender nada. La primera: los niveles de seguimiento forman parte de la aplicación Contabilidad de Odoo Enterprise; en Odoo Community no existen. La segunda: según la documentación de Odoo, las cartas y los SMS consumen créditos de compra integrada (IAP), y WhatsApp exige además la aplicación WhatsApp, que solo está en Enterprise, conectada a una cuenta de WhatsApp Business de Meta y con plantillas aprobadas. El correo no tiene coste añadido.
¿Qué pone cada peldaño de la escalera?
Aquí va una propuesta nuestra, y lo decimos porque Odoo no trae una escalera «correcta»: los días y los textos son una decisión de negocio. Cuatro pasos nos parecen un buen punto de partida.
El tono de cada texto pesa más que el canal. Reescribe las plantillas con la voz de tu empresa antes de activar nada.
¿Cómo se controla cliente a cliente?
Los niveles son la regla general; la excepción se gestiona en la ficha del cliente, pestaña de contabilidad, donde aparece su estado de seguimiento. Ahí se elige si sus recordatorios son automáticos o manuales, se ve y se ajusta la fecha del siguiente y se asigna el responsable. Para el cliente grande con el que tienes pactado el pago a 60 días y al que no quieres escribir sin que lo sepa su comercial, es justo lo que hace falta.
Para trabajar en bloque, en la lista de clientes se filtra por los que tienen facturas vencidas o requieren seguimiento, se seleccionan y se ejecuta la acción de procesar seguimientos. Cada aviso queda registrado en el historial del cliente.
Y un paso previo que la propia documentación pide: concilia el banco antes de lanzar nada. Si no, reclamarás facturas ya cobradas. Esa parte está explicada en la guía de Odoo Finanzas, y la dejamos montada dentro del paquete Odoo Finanzas.
Nuestra recomendación es empezar en manual. Un mes, sin marcar nada como automático: ver qué clientes salen en cada nivel, qué textos suenan raro y a cuántos no deberías escribir. El automático viene después, y con una lista corta de excepciones. Aquí hay quien prefiere activarlo todo desde el primer día; nosotros no, porque el primer aviso que sale mal lo paga la relación con un cliente, no el programa.
Revisamos tu circuito de cobro y te proponemos una escalera de avisos adaptada a tus clientes.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo 19 · Seguimiento de facturas · Documentación oficial de Odoo 19 · WhatsApp. La escalera de días y los textos son una propuesta propia, no un ejemplo de la documentación.