Un comercial con quince años de oficio se sabe la cartera de memoria. Sabe quién dijo que llamara en septiembre, quién pidió precio y se esfumó, y quién está a punto de firmar. El problema llega el día que ese comercial se pone enfermo, coge vacaciones o cambia de empresa: media cartera se va con él.
Un CRM no está para vigilar a nadie. Está para que esa información viva fuera de una cabeza.
¿Lead u oportunidad? La decisión que condiciona todo lo demás
En Odoo los leads están desactivados de serie. Si no los activas, todo lo que entra —el formulario de la web configurado para crear oportunidades, el correo que llega al alias del equipo, la tarjeta de visita que alguien da de alta— cae directamente como oportunidad. Para tenerlos hay que ir a CRM → Configuración → Ajustes y marcar la casilla de leads, que añade un menú nuevo en la barra superior.
SIN LEADS Todo entra como oportunidad. Va bien cuando el volumen es bajo y cada contacto merece atención. El embudo se ensucia enseguida si recibes mucho ruido: currículums, proveedores, spam de formulario. | CON LEADS Hay un paso de cribado antes del embudo. Alguien decide qué merece convertirse en oportunidad. Cuesta una rutina diaria de revisión, y a cambio las previsiones dejan de estar infladas. |
¿Cómo se diseña un embudo que no mienta?
Una etapa solo merece existir si el cliente ha hecho algo para pasar a ella. Si el cambio de etapa depende del optimismo del comercial, la previsión de ingresos es un deseo con formato de tabla.
- Pocas etapas. Cinco o seis llegan de sobra en una pyme. Cada etapa de más es una excusa para mover tarjetas sin que pase nada real.
- Nombradas por el hecho, no por la intención. «Presupuesto enviado» es verificable. «Interesado» no significa nada.
- Un equipo, un embudo. Odoo permite etapas distintas por equipo de ventas. Úsalo si de verdad venden cosas distintas; si no, complica los informes sin motivo.
- Importe y fecha desde el minuto uno. Una oportunidad sin ingreso esperado no se puede priorizar, y una sin fecha de cierre prevista no suma en ningún mes de la previsión: Odoo la aparca en una columna aparte.
- «Perdido» no es una columna. En Odoo, «Ganado» sí es una etapa: la última, y ahí va la oportunidad cuando pulsas Ganado. «Perdido», en cambio, es un estado: la oportunidad se archiva con su motivo y sale del tablero. Una columna «Perdido» o «Descartado» es un clásico de los CRM heredados, y deja las perdidas vivas y sin motivo.
¿Por qué las actividades deciden si el CRM sobrevive?
Un CRM se abandona cuando deja de decirte qué hacer hoy. Las actividades son eso: tareas de seguimiento colgadas de un lead o de una oportunidad, visibles en el chatter del registro. Odoo trae configuradas correo, llamada, reunión, tarea pendiente y subida de documento, y se pueden crear tipos propios desde CRM → Configuración → Tipos de actividad.
Cada tipo de actividad admite un encadenado: al marcarla como hecha, Odoo puede sugerir la siguiente o lanzarla automáticamente. Y los planes de actividad programan una secuencia entera de una vez, con plazos medidos antes o después de la fecha del plan. El propio manual de Odoo propone este plan para leads prioritarios: correo dos días antes de la fecha del plan, reunión el mismo día, presupuesto a los tres días, subida de documento a los tres días y seguimiento a los cinco.
La regla que hace que esto funcione es aburrida y no la cumple casi nadie: marcar la actividad como hecha en cuanto hablas con el cliente. Si no, el embudo se llena de vencidas y el equipo deja de mirarlo. Si además te importa el tiempo de primera respuesta, tenemos un artículo entero sobre por qué responder en cinco minutos cambia la tasa de cierre.
¿Qué se hace con la oportunidad que se pierde?
Se marca como perdida, y se dice por qué. Al pulsar Perdido en la ficha, Odoo abre una ventana con dos campos: el motivo de pérdida (el campo se llama Razón de pérdida), que en Odoo 19 aparece como una fila de botones con los motivos que tengas dados de alta, y una nota de cierre para el detalle. La documentación de Odoo aclara que ninguno de los dos es obligatorio, pero recomienda rellenarlos por trazabilidad y para poder analizarlos después. Los motivos se dan de alta en CRM → Configuración → Razones de pérdida (en bases de datos con años de recorrido puede seguir llamándose «Motivos de pérdida»).
Ese campo opcional es, con diferencia, el que más enseña de todo el CRM. En CRM → Informes → Flujo, activa el filtro Perdido, agrupa por razón de pérdida y verás, en una pantalla, si pierdes por precio, por plazo, por no haber llamado a tiempo o porque el cliente nunca tuvo presupuesto. Y si la situación cambia, una oportunidad perdida se recupera: filtras por Perdido, abres la ficha y pulsas Restaurar; en lote, se hace desde la vista de lista con la acción de desarchivar.
En Quality People Group el problema era el dato caducado: se perdían oportunidades porque las empresas contactaban por candidatos que ya no estaban disponibles. En Cohaerentis, un despacho de servicios profesionales, el salto fue tener las oportunidades organizadas por fases con previsión de ingresos en tiempo real y pasar de oportunidad a propuesta en muy pocos clics. En los dos, la pieza clave fue la misma: un dato que alguien mantiene siempre al día en Odoo —el estado «disponible» del candidato, la fase de la oportunidad— y del que cuelga todo lo demás.
Casi ningún CRM fracasa por falta de funciones. Fracasa porque nadie decidió quién rellena qué y cuándo. Antes de tocar una etapa, escribe en un folio las cinco preguntas que quieres poder contestar dentro de seis meses —cuánto tengo en curso, por qué pierdo, cuánto tardo en contestar, qué canal trae mejor cliente, quién tiene sobrecarga— y configura hacia atrás desde ahí. Si un campo no contesta a ninguna de las cinco, no lo pongas.
Cuando el embudo está ordenado, el paso siguiente es el presupuesto, y ahí empieza otro módulo. Si quieres que lo montemos contigo, nuestro paquete de implantación de Odoo Ventas cubre justo esa costura entre CRM y pedido, y en consultoría de CRM partimos de tu proceso comercial real, no de una plantilla.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta activar los leads o puedo trabajar solo con oportunidades?
Puedes trabajar solo con oportunidades: es la configuración por defecto de Odoo. Activar los leads compensa cuando entra mucho contacto sin cualificar y quieres que el embudo refleje negocio real y no ruido. Se activa en CRM → Configuración → Ajustes.
¿Qué hago con los leads que nunca responden?
Marcarlos como perdidos con un motivo del tipo «sin respuesta tras X intentos», no dejarlos flotando. Un contacto sin respuesta que sigue abierto ensucia la bandeja —y la previsión, si trabajas solo con oportunidades— y esconde el dato útil, que es cuántos pierdes así.
¿Puedo tener etapas distintas para cada comercial?
Odoo permite configurar etapas específicas por equipo de ventas, no por persona. Nuestra recomendación es usarlo solo si los equipos venden productos con ciclos realmente distintos; en una pyme, un único embudo compartido suele dar informes más limpios.
Revisamos tu proceso comercial, lo traducimos a etapas y campos que se rellenan solos siempre que se puede, y te decimos qué sobra.
HablemosFuentes: Odoo 19 — Convertir leads en oportunidades · Odoo 19 — Lost opportunities · Odoo 19 — CRM activities and activity plans · Odoo 19 — Pipeline Analysis