Un ejemplo inventado, para verlo claro: un pedido de 8.400 euros sale a las 19:40 con el visto bueno de alguien que no sabía que ese importe pedía una segunda firma. Nadie actuó de mala fe. Simplemente no había dónde mirar.
En muchas pymes, quién autoriza qué importe y qué proveedor gana vive en un hilo de correo. Odoo Compras resuelve las dos cosas, pero con límites que conviene conocer antes de prometérselas a nadie. Hemos comprobado el comportamiento en el código de la rama 19.0, los nombres de pantalla en su traducción oficial al castellano y la documentación de Odoo 19; en una base con años, alguna etiqueta puede aparecer con otro texto. Todo lo que contamos está en Compras y Acuerdos de compra, dos módulos de Odoo Community: no hace falta Enterprise.
¿Cómo se aprueban los pedidos de compra por importe?
En Compras › Configuración › Ajustes, bloque Pedidos, se marca la casilla Aprobación del pedido de compra («Solicite a los gerentes que aprueben pedidos superiores a un importe mínimo»). Al marcarla aparece un único dato más: Importe mínimo. Viene por defecto en 5.000 y se expresa en la moneda de la compañía. El ajuste es por compañía: si tienes varias, cada una lleva el suyo.
5.000 Importe mínimo por defecto, en la moneda de la compañía | 2 Niveles: quien compra y quien aprueba | 1 Umbral único, no una escalera |
La mecánica es corta. Cuando alguien pulsa Confirmar pedido, Odoo compara el total del pedido, impuestos incluidos, con el umbral. Si es menor, el pedido se confirma. Si es igual o mayor y quien confirma no pertenece al grupo Administrador de Compras, el pedido pasa al estado A aprobar hasta que un administrador pulse Aprobar pedido. Los administradores confirman cualquier importe. Como el umbral está en la moneda de la compañía, si el pedido va en otra moneda Odoo lo convierte a la del pedido con la fecha del pedido.
¿Qué no hace esa aprobación?
Conviene no venderla como un flujo de aprobaciones completo. Es un umbral y un permiso.
No hay escalera (hasta 5.000 el comprador, hasta 20.000 el responsable de área, por encima la dirección), ni límites por persona, ni por departamento. Quien aprueba lo hace por pertenecer al grupo de administradores, no porque el pedido se le haya asignado a él. Y Odoo no crea ninguna actividad para los aprobadores cuando un pedido queda pendiente: el cambio de estado queda en el historial del pedido, pero si quieres que alguien reciba un aviso, se monta con una acción automatizada.
Si tu empresa necesita tres niveles, con Compras estándar deja de ser un ajuste y pasa a ser un pequeño desarrollo. Quien tenga Enterprise puede mirar antes la app Aprobaciones con su módulo Aprobación - Compra, que genera solicitudes de presupuesto a partir de una solicitud aprobada: es otro circuito, previo al pedido, y conviene valorarlo antes de programar nada.
¿Cómo se deja montado, paso a paso?
- Activa la aprobación. En los ajustes de Compras, marca Aprobación del pedido de compra y guarda.
- Pon tu cifra. En Importe mínimo, la cantidad a partir de la cual te da cosa que alguien firme solo. Recuerda que se compara con el total con impuestos. No dejes los 5.000 porque vengan puestos.
- Reparte el permiso. El administrador de Compras salta el umbral, así que dáselo a pocas personas.
- Bloquea lo confirmado. Con Bloquear pedidos confirmados, el pedido queda bloqueado al confirmarse y solo un administrador de Compras puede pulsar Desbloquear. Sin eso, un pedido de 800 se confirma sin aprobación y después se pueden subir sus líneas a 8.000 sin que vuelva a pedir firma.
- Prueba con tres pedidos. Uno por debajo, uno justo en el umbral y uno por encima, con un usuario que no sea administrador de Compras.
¿Cómo se comparan las ofertas de varios proveedores?
Aquí entra el ajuste Acuerdos de compra, en el mismo bloque Pedidos. Al marcarlo aparece debajo una segunda casilla, Alternativas de compra («Vincule solicitudes de presupuesto y compárelos»). Márcala también: sin ella no se ve la pestaña de alternativas.
El circuito: en la solicitud de presupuesto, la pestaña Alternativas y el botón Crear alternativa generan una solicitud paralela por cada proveedor que elijas, enlazada con la primera; con Copiar productos marcada, se llevan los mismos productos y cantidades. Con todas las ofertas dentro, Comparar líneas de producto abre una vista con las líneas agrupadas por producto, y el código calcula por producto cuál tiene el menor total de línea, el menor precio unitario (los dos sin impuestos y pasados a la moneda de la compañía) y la fecha prevista más temprana. Al pulsar Elegir en una línea, Odoo pone a cero la cantidad de ese producto en las demás solicitudes abiertas; no las cancela. Y si confirmas un pedido con alternativas abiertas, te pregunta «¿Qué pasa con las solicitudes de presupuesto alternativas?», con dos salidas: Cancelar alternativas o Mantener las alternativas.
Los acuerdos de compra tienen además dos tipos, en Tipo de acuerdo de compra:
PEDIDO ABIERTO Fija precios con un proveedor, que es obligatorio. Para confirmarlo, todas las líneas necesitan precio y cantidad mayores que cero, y al confirmar crea el precio de proveedor de cada producto. Al elegirlo en un pedido, trae el precio pactado y deja la cantidad a cero. | PLANTILLA DE COMPRA Sirve para repetir una lista de productos que compras siempre igual. Al elegirla en un pedido, copia también las cantidades del acuerdo. |
Lo que esto arregla no es la firma, es el rastro. Un «ok, adelante» en un correo no se encuentra seis meses después; un pedido pendiente de aprobación y una comparación con tres líneas, sí. Eso sí: Odoo compara líneas, no condiciones. Que los tres proveedores hayan cotizado las mismas cantidades, el mismo plazo y el mismo transporte lo sigue comprobando una persona. Esta es una opinión nuestra, no una función del producto.
En el paquete de Odoo Compras y Stock dejamos configurado este circuito: aprobaciones por importe, solicitudes a varios proveedores con su comparativa y pedidos abiertos. Si dudas entre ajustar lo estándar o pedir un desarrollo para los niveles de aprobación, antes de decidir lee cuánto cuesta mantener lo que se hace a medida. Y si lo que te quita el sueño son los cobros y no los pagos, tienes cómo reclamar impagos desde Odoo.
Si la respuesta está en un correo, lo montamos en Odoo con tus importes y tus permisos.
HablemosPreguntas frecuentes
¿Puedo tener varios importes de aprobación en Odoo Compras?
No con el ajuste estándar de la 19.0: hay un único importe mínimo por compañía y dos niveles, el de quien compra y el de los administradores de Compras. Para escalones por cantidad o por persona hace falta un desarrollo.
¿Qué importe se compara con el umbral?
El total del pedido, impuestos incluidos. El umbral está en la moneda de la compañía; si el pedido va en otra moneda, Odoo lo convierte a esa moneda con la fecha del pedido.
¿Cómo comparo ofertas de dos proveedores para el mismo producto?
Activa Acuerdos de compra y Alternativas de compra, crea una alternativa desde la solicitud de presupuesto y usa Comparar líneas de producto. Al elegir una línea, Odoo pone a cero la cantidad de ese producto en las demás solicitudes abiertas.
¿Necesito Odoo Enterprise para esto?
No. La aprobación por importe, el bloqueo de pedidos confirmados, las alternativas de compra y los acuerdos de compra están en los módulos Compras y Acuerdos de compra, que son de Odoo Community.
Fuentes, todas de la versión 19.0 de Odoo: código de pedidos de compra · ajustes de compañía · pantalla de ajustes de Compras · acuerdos de compra · alternativas · ajuste de alternativas de compra · traducción de Compras · traducción de Acuerdos de compra · documentación: licitaciones · documentación: pedidos abiertos. El ejemplo de los 8.400 euros es inventado.