Imagina diez clases de pilates, pagadas de una vez, con un código en el móvil. La alumna falta tres semanas por trabajo y, cuando vuelve, en recepción le dicen que el bono caducó la semana pasada. La pregunta no es solo qué le contestas a ella: es qué había decidido la academia antes de vender ese bono, y si Odoo lo sabía.
Un bono no es una cuota con otro nombre
En una academia conviven casi siempre dos modelos de cobro, y conviene no mezclarlos. La cuota mensual es recurrente: se cobra pase o no pase el alumno por el aula. El bono es distinto en su naturaleza: el alumno paga por adelantado un número cerrado de sesiones, diez, veinte, las que sean, y ese dinero no representa un servicio prestado hasta que se consume clase a clase.
Esa diferencia no es solo contable. Es de riesgo. Con la cuota, el dinero que cobras ya es tuyo por el mes en curso. Con el bono, mientras queden sesiones sin usar, arrastras una obligación pendiente con ese alumno: le debes esas clases. Cuanto más tarda en gastarlas, más tiempo vive esa deuda en tus libros y menos control tienes sobre cuándo va a reclamarlas.
¿Qué pasa, dentro de Odoo, cuando el alumno no gasta sus clases?
Depende de cómo lo hayas montado, y aquí es donde conviene mirar antes de prometer nada en el mostrador. Hay dos caminos habituales, y solo uno de los dos entiende de fechas.
Dicho de otro modo: si quieres que el bono caduque de verdad, con una fecha que el sistema pueda usar para avisar o para dejar de aceptar el saldo, el monedero es el mecanismo que lo permite. El bono-servicio no trae ese concepto incorporado. Es fácil dar por hecho que «el sistema ya se encarga», y no es así en ninguno de los dos caminos sin que alguien lo configure antes.
Lo que conviene decidir antes de vender el primer bono
- La validez, por escrito y en el momento de la venta. Cuántos meses tiene el alumno para gastar el bono, y que esa cifra esté en la hoja de venta o en el correo de confirmación, no solo en la cabeza de quien atiende recepción.
- Un aviso antes de que se cumpla el plazo. Con el monedero, si la tarjeta tiene su fecha, basta una regla de automatización basada en ese campo que mande un correo unos días antes. Con el bono-servicio, como no hay fecha en el sistema, el aviso depende de que alguien lo lleve aparte, en un calendario o una hoja de cálculo.
- Qué pasa con el dinero si caduca. Perder el saldo, ampliar el plazo una vez, o convertirlo en clases sueltas más caras: elige una y déjala por escrito antes de la primera venta, revisada por quien lleve la parte legal. Improvisarla en el mostrador acaba en discusión.
- Quién marca la clase como consumida. Que lo haga la profesora al pasar lista o recepción al final del día decide si el saldo real coincide con lo que el alumno cree tener, y las discusiones se cortan de raíz cuando el dato está al día.
- Si facturas el bono entero por adelantado o según se consume. Todo el primer día simplifica caja, pero complica un reembolso parcial si el alumno se da de baja a mitad de bono. Facturar según se gastan las clases pesa más en trabajo, pero mantiene lo facturado alineado con las clases ya dadas. Si cobras todo el primer día, pregunta a tu gestoría cuándo facturar.
No entramos aquí en si un bono puede caducar por ley: eso conviene consultarlo con quien lleve la parte legal de la academia, no con un post de blog. Lo que sí vemos claro es la parte operativa: la alumna del ejemplo no se enfada porque el bono caducara, se enfada porque nadie se lo dijo con tiempo. Esa parte depende enteramente de vosotros, y un sistema bien montado la resuelve sola.
Preguntas frecuentes
¿Odoo puede caducar un bono de clases automáticamente?
Depende de cómo lo hayas montado. Si el bono es un servicio prepagado normal, no: las clases pendientes se quedan ahí sin fecha. Si lo montas como un programa de eWallet, sí, siempre que alguien ponga la fecha: pasada la «Fecha de expiración» de la tarjeta, Odoo deja de aceptar su saldo. Esa fecha no se calcula sola.
¿En qué se diferencia un bono de clases de la cuota mensual de la academia?
La cuota se cobra cada mes pase o no pase el alumno por el aula. El bono es un número cerrado de sesiones pagadas por adelantado: mientras el alumno no las gaste, la academia arrastra un servicio pendiente, no una cuota ya devengada.
¿Odoo permite facturar el bono según se gastan las clases?
Sí. Según la política de facturación del producto, puedes facturar el bono entero al venderlo o según se consumen las clases. Si cobras todo por adelantado, confirma con tu gestoría cuándo toca emitir la factura y con qué IVA.
El mismo saldo pendiente que aquí aplicamos a clases es el de las bolsas de horas de un despacho, y si tu negocio cobra cuotas en vez de bonos, el caso con recibos devueltos está en cuotas de gimnasio. Lo que montamos para centros de formación, con cursos, grupos, asistencia y recibos, está en academia y formación de epoint One.
Os contamos qué mecanismo encaja con vuestro caso, monedero o bono-servicio, y, si es el monedero, dejamos la caducidad y el aviso automatizados desde el primer día.
HablemosFuentes: Documentación oficial de Odoo 19 — Usar monederos electrónicos y tarjetas de regalo · Documentación oficial de Odoo 19 — Políticas de facturación. Lo que la documentación no explica se ha comprobado en el código de Odoo 19 (módulos loyalty, sale_loyalty y sale_timesheet) y en un Odoo 19 en español. Consultadas el 25 de septiembre de 2026.