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Registro de viajeros automático

Tu alojamiento está obligado a comunicar cada huésped al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes. Con el check-in online, el huésped lo rellena desde su móvil y el parte de viajeros sale solo, sin que nadie copie un pasaporte a mano.

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Check-in online · parte de viajeros
Qué es y a quién obliga

Si alojas a alguien, tienes que contarlo

El registro de viajeros es la obligación de comunicar al Ministerio del Interior los datos de cada persona que se aloja en tu establecimiento, a través de la aplicación SES.Hospedajes. Lo establece el Real Decreto 933/2021, en vigor desde abril de 2022 y exigible desde el 2 de diciembre de 2024, después de varias moratorias. Sustituye al viejo libro de registro por un registro informático que hay que conservar tres años.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre (BOE núm. 257, de 27/10/2021), artículos 2, 5, 6 y 8 · nota de prensa del Ministerio del Interior del 2 de diciembre de 2024.

Sujetos obligados · art. 2
Autodiagnóstico

Comprueba si tu alojamiento está en regla

Casi todos los alojamientos creen que cumplen porque "mandan los partes". Pero la norma pide seis cosas, no una: comunicar en plazo, recoger todos los datos del anexo, incluir la transacción y el medio de pago, registrar el parentesco cuando hay menores, conservar el registro tres años y hacerlo también al formalizar la reserva, no solo cuando el huésped llega.

Marca lo que hagas hoy y mira dónde estás. Si algo falla, no es un fallo tuyo: es que se está haciendo a mano.

Que lo revisen por mí
Comprobación de cumplimiento RD 933/2021
Las 6 obligaciones que sí o sí Pulsa las que cumplas hoy 0/6
Estás expuesto No llevar los registros o no hacer las comunicaciones obligatorias es infracción grave (art. 8 del RD 933/2021, que remite a la Ley Orgánica 4/2015).
El plazo, bien contado

Las 24 horas no empiezan cuando llega el huésped

Este es el error que más veces nos encontramos. Mucha gente cree que tiene 24 horas desde el check-in. No es así: la norma marca dos momentos que disparan el plazo — cuando se formaliza la reserva o el contrato (o se anula) y cuando empiezan los servicios contratados.

Es decir, que una reserva hecha con dos semanas de antelación ya tiene su plazo corriendo, aunque el huésped todavía no haya puesto un pie en tu recepción.

Real Decreto 933/2021 · artículo 6.3

«…de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas…»

Reloj de comunicación
24 h para comunicar
desde la reserva
Dentro de plazo Si el parte sale solo en cuanto se cierra la reserva, este reloj nunca llega a preocuparte.

Comunicar fuera de plazo es infracción leve; no comunicar o no llevar el registro es infracción grave (art. 8). Las cuantías no están en el Real Decreto: se remiten a la Ley Orgánica 4/2015.

Cómo se hace hoy

El mismo huésped, dos mostradores

A la izquierda, alguien tecleando el pasaporte campo a campo en el portal del ministerio. A la derecha, el mismo parte, ya relleno antes de que el huésped llegue.

Recepción · check-in de la habitación 204
Lo que nadie te cuenta

El ministerio se lleva el dato. Tú también deberías.

Las apps de check-in del mercado hacen una cosa: mandan el parte a la policía. Y ahí se acaba su trabajo. El huésped, que es tu cliente, se queda dentro de una herramienta que no es la tuya, y tu alojamiento sigue con la reserva en un sitio, la factura en otro y el cliente en ninguno.

Nosotros no vendemos una app de partes: montamos el registro de viajeros dentro del sistema donde ya vive tu alojamiento. El mismo dato que sale hacia SES.Hospedajes se queda como ficha del cliente, con su estancia, sus consumos y su factura.

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Un dato, dos destinos
La diferencia

Un libro, una app de partes o tu alojamiento entero

Las tres opciones te dejan en regla. Solo una te deja además el negocio ordenado.

Lo que necesitas
A mano en el portal
App de check-in
Con epoint
Comunicar a SES.Hospedajes
Tecleando
Sí
Check-in online del huésped
Sí
El huésped queda como ficha tuya
Reserva, estancia y factura en el mismo sitio
Lista para la factura electrónica
Quién lo pone en marcha
Tu recepción
Tú, registrándote
epoint, contigo

El punto: cumplir con SES.Hospedajes es lo mínimo. Lo que decide si el trabajo te sirve de algo es dónde acaba el dato. Y con la factura electrónica obligatoria encima, tener al huésped fuera de tu sistema te va a costar el doble.

Cómo lo hacemos

De copiar pasaportes a no tocar nada

Cuatro pasos. El primero lo damos nosotros; los otros tres ya no los da nadie.

1

Revisamos tu alta y tus datos de establecimiento

Comprobamos cómo estás dado de alta en SES.Hospedajes y dejamos configurados los datos del titular y del establecimiento que exige el Real Decreto. Si tienes varios alojamientos, cada uno con los suyos.

Lo hacemos nosotros
2

El huésped hace el check-in desde su móvil

Recibe un enlace con la reserva, fotografía su documento, revisa los datos y firma. Todo antes de llegar. Y si viaja con menores, el sistema le pide el parentesco, que es justo el dato que en el mostrador nadie recuerda pedir.

Sin colas en recepción
3

El parte sale hacia SES.Hospedajes

Los datos del viajero y de la transacción se comunican dentro del plazo que marca la norma —contado desde la reserva y desde el inicio de la estancia—, y el registro informático queda guardado los tres años que exige la ley. Sin libros, sin cuadernos y sin acordarse de nada.

En plazo, siempre
4

El dato se queda contigo

El mismo huésped queda como ficha de cliente en tu sistema, con su estancia, sus consumos y su factura. El ministerio se lleva el dato; tu alojamiento también. Eso es lo que separa cumplir de que además te sirva de algo.

Tu cliente, tuyo
Experiencia real

Somos integradores, no una app más

Llevamos años montando la gestión completa de negocios reales sobre Odoo y sobre epoint One.

Demo en vivo

El alojamiento entero, no solo el parte

En nuestras demos puedes ver funcionando la reserva, la disponibilidad, la ficha del cliente y la factura en el mismo sistema. El registro de viajeros encaja ahí dentro, como una pieza más: no como una app aparte a la que hay que entrar todos los días. Si lo tuyo es un piso turístico, es exactamente el mismo circuito, solo que sin mostrador.

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Dudas frecuentes

Preguntas sobre el registro de viajeros

Lo que más nos preguntan los hoteles, los apartamentos turísticos y los campings.

¿Qué es SES.Hospedajes y quién está obligado?
SES.Hospedajes es la aplicación del Ministerio del Interior a la que los alojamientos comunican los datos de sus huéspedes. La obligación viene del Real Decreto 933/2021 y afecta a hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, alojamientos de turismo rural, apartamentos y bungalows turísticos, campings y zonas de autocaravanas, además de los intermediarios y las plataformas digitales de reserva. El registro está activo desde el 2 de diciembre de 2024.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el parte de viajeros?
El artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021 dice que la comunicación debe hacerse de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas. Y hay dos momentos que lo disparan: cuando se formaliza la reserva o el contrato (o se anula) y cuando empiezan los servicios contratados. Ojo, porque no se cuenta solo desde la llegada del huésped.
¿Qué datos hay que comunicar?
El anexo del Real Decreto agrupa los datos en bloques: los del titular o la empresa, los del establecimiento, los de cada viajero y los de la transacción. Entre las novedades frente al registro antiguo están la relación de parentesco cuando en el grupo hay menores de edad y el medio de pago con la identificación de la transacción cuando se paga con tarjeta, transferencia o plataforma de pago.
¿Qué pasa si no envío el registro de viajeros?
El artículo 8 del Real Decreto 933/2021 clasifica como infracción grave no llevar los registros o no hacer las comunicaciones obligatorias, y como infracción leve las irregularidades al cumplimentarlos o comunicarlos fuera de plazo. Las cuantías no están en el Real Decreto: se remiten al capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana.
¿Es legal escanear el DNI del huésped?
Recoger los datos del documento de identidad de cada viajero no es opcional: es justo lo que te obliga a hacer el Real Decreto. Lo que hay que cuidar es qué pasa después con esa información. Por eso el sistema se monta para tomar los datos que exige la norma, conservarlos el plazo que marca la ley y no guardar copias del documento que nadie te está pidiendo.
¿Sigue haciendo falta el libro de registro en papel?
El nuevo sistema sustituye los antiguos libros de registro por un registro informático. Ese registro hay que conservarlo durante tres años desde que termina la estancia, según el artículo 5.3 del Real Decreto. Es decir: no desaparece la obligación de guardar, desaparece el cuaderno.
¿Vale para apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico?
Sí, y es donde más duele hacerlo a mano, porque no hay un mostrador con alguien detrás. El huésped hace el check-in desde su móvil antes de llegar, y tú no tienes que estar en la puerta a las once de la noche copiando pasaportes. La obligación es la misma que la de un hotel.
¿Se puede enviar automáticamente desde mi PMS o mi sistema de reservas?
Esa es justo la idea: que el dato entre una sola vez. Si ya trabajas con un PMS, un channel manager o un ERP, montamos el registro de viajeros sobre él. Y si no tienes nada, lo dejamos funcionando dentro de epoint One, con la reserva, el check-in, la ficha del huésped y la factura en el mismo sitio.

Que el parte de viajeros salga solo

Nos cuentas cómo llevas hoy el registro de tu alojamiento y te decimos cómo lo dejamos funcionando: sobre tu Odoo, dentro de epoint One o sobre el PMS que ya usas.

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