El punto de partida: un buen sistema, pero sin explotar
Cohaerentis es una firma de servicios profesionales con un volumen creciente de clientes, expedientes y trabajo por horas. Ya contaban con Odoo, pero:
- parte de la operativa seguía en otras herramientas (como Podio),
- la configuración inicial no reflejaba sus procesos reales,
- y había mucha carga manual en tareas administrativas del día a día.
La dirección tenía claro el objetivo: un único sistema donde gestionar oportunidades comerciales, expedientes, horas, facturación, equipo y relación con el cliente… sin multiplicar el trabajo interno.
Ahí es donde entramos desde epoint.
Nuestro enfoque: primero la estrategia, luego los módulos
Antes de tocar botones, realizamos una auditoría estratégica y de configuración del Odoo existente: revisión de módulos activos, flujos de trabajo, campos personalizados y seguridad. A partir de ahí definimos un plan por fases muy claro, con unas 61 horas de trabajo estimadas.
1. Auditoría y configuración base: poner orden en los cimientos
En esta fase:
- Alineamos objetivos y alcance en una sesión de lanzamiento.
- Revisamos la configuración actual y los flujos reales de trabajo.
- Ajustamos el correo saliente y la configuración técnica para asegurar la entregabilidad de presupuestos y facturas.
El objetivo: que cada módulo posterior se apoye en una plataforma estable, segura y coherente.
2. Digitalizar el flujo comercial: del contacto a la propuesta
Cohaerentis trabaja con servicios como igualas, bolsas de horas y proyectos, con distintos perfiles (senior, junior, paralegal), así que el área comercial era clave.
Trabajamos en cuatro líneas:
- Embudo de ventas visual (CRM): oportunidades organizadas por fases, con previsión de ingresos en tiempo real.
- Catálogo de servicios estructurado: igualas, bolsas de horas y proyectos definidos como productos facturables.
- Listas de precios por rol: tarifación automática según el perfil que realiza el trabajo.
- Plantillas de propuestas de marca: documentos PDF alineados con la identidad de Cohaerentis, listos para enviar desde Odoo.
Resultado: el equipo comercial puede pasar de una oportunidad a una propuesta profesional en muy pocos clics.
3. Gestión de expedientes y asuntos: control total del trabajo
Uno de los grandes retos era la gestión de expedientes (proyectos) y asuntos, así como el registro de horas imputadas.
¿Qué hicimos?
- Diseñamos un flujo estándar de expedientes, con etapas y campos claros para todo el equipo.
- Automatizamos la codificación C+ / P+ / E+ / A+, eliminando la numeración manual y reduciendo errores.
- Configuramos un sistema de partes de horas sencillo (Timesheets) para que registrar el tiempo sea rápido y no “duela”.
- Activamos un canal de soporte centralizado para peticiones de clientes.
Con esto, Cohaerentis pasa de tener información dispersa a un panel único donde ver el estado y el esfuerzo invertido en cada expediente.
4. Facturación y Verifactu: del parte de horas al cobro
El siguiente paso fue conectar la operación con el dinero:
- Configuramos la base contable esencial (plan contable, diarios, impuestos, métodos de pago).
- Activamos Verifactu para cumplir la normativa de facturación verificable.
- Automatizamos la facturación desde proyectos y partes de horas: lo trabajado se convierte en factura con muy pocos pasos.
Esto reduce al mínimo la doble introducción de datos, acelera los cobros y da tranquilidad normativa.
5. Recursos humanos: fichajes y ausencias sin Excel
Aunque el equipo es reducido, la gestión manual de ausencias y jornada consumía tiempo.
Configuramos:
- Un directorio de empleados completo.
- La gestión digital de ausencias (vacaciones, bajas, etc.).
- El control de jornada mediante check-in/check-out dentro de Odoo.
Todo integrado y sin hojas de cálculo paralelas.
6. Portal de cliente e informes con IA: transparencia y valor añadido
El último bloque fue clave para reforzar la relación con los clientes:
- Activamos y personalizamos un portal de cliente, donde pueden consultar expedientes, documentos y facturas.
- Configuramos informes estándar de horas para justificar el trabajo realizado.
- Y desarrollamos una automatización con inteligencia artificial para generar informes mensuales de horas por cliente y expediente, sin tener que compilarlos a mano cada vez.
Este punto convierte un trabajo interno pesado en un valor diferencial hacia el cliente.
Beneficios para Cohaerentis
Con todo este trabajo, Cohaerentis gana:
- Visibilidad completa del negocio: desde la oportunidad inicial hasta el cobro.
- Menos tareas manuales en propuestas, codificación de expedientes, partes de horas y facturación.
- Mayor trazabilidad: cada expediente y asunto tiene un código único y un histórico de acciones.
- Cumplimiento normativo en facturación (Verifactu) y control de jornada.
- Mejor experiencia de cliente, gracias al portal y a los informes periódicos soportados por IA.
En resumen: un Odoo que refleja el negocio real y no un conjunto de módulos desconectados.
¿Tu empresa está en una situación parecida?
Si ya tienes Odoo, pero sientes que:
- no se adapta a tus procesos,
- sigues dependiendo de otras herramientas paralelas,
- o la administración se come el tiempo del equipo,
en epoint podemos ayudarte a hacer lo mismo que hemos hecho con Cohaerentis: auditar, reconfigurar y optimizar tu Odoo para que trabaje a favor de tu negocio y no al revés.