En el mundo empresarial actual, especialmente entre las pymes, la palabra CRM (Customer Relationship Management) se ha convertido en uno de esos términos que todos han escuchado, muchos intentan implantar… y pocos realmente aprovechan. ¿La razón? Se aborda como si fuera simplemente “un software más”, sin entender que, bien implantado, un CRM no es solo una herramienta: es una forma de trabajar.
Desde epoint hemos acompañado a empresas muy diversas —desde corredurías de seguros hasta empresas de alimentación— en el proceso de implantación de soluciones CRM. Lo que hemos aprendido va mucho más allá de la tecnología. Y en este post queremos compartirlo.
El error más común: pensar que es “un sistema para ventas”
Cuando una empresa empieza a buscar un CRM, suele hacerlo con una idea muy básica: “necesitamos organizar los clientes”. Y sí, organizar clientes es necesario. Pero pensar que un CRM es solo una libreta digital de contactos, o un lugar para hacer seguimiento comercial, es quedarse en la superficie.
En muchos casos, las empresas compran una licencia, hacen una formación de dos horas, asignan a una persona como “responsable del CRM”… y esperan que funcione solo. El resultado habitual: los comerciales no lo usan, los gerentes lo ignoran y al cabo de seis meses, nadie recuerda por qué se contrató.
Esto ocurre porque no se ha entendido que implantar un CRM no es un cambio tecnológico, es un cambio organizativo.
Lo esencial: estrategia, procesos y personas
Antes de decidir qué CRM implantar, hay que hacerse algunas preguntas clave:
- ¿Qué problemas queremos resolver?
- ¿Cómo fluye la información entre departamentos?
- ¿Qué tareas repetitivas podríamos automatizar?
- ¿Quién se va a responsabilizar del seguimiento?
- ¿Qué indicadores necesitamos para tomar mejores decisiones?
Un CRM debe adaptarse a los procesos reales de la empresa, no al revés. Si el CRM exige cambiar todo desde el primer día, generará rechazo. Pero si se implanta de forma progresiva, resolviendo problemas concretos, se convierte en una herramienta natural del día a día.
Además, el equipo tiene que estar implicado. No basta con que la dirección diga “a partir de ahora se usa el CRM”. Hay que explicar por qué, cómo les va a ayudar, y sobre todo, hacer que el sistema trabaje para ellos, no a costa de ellos.
¿Por qué Odoo?
En epoint trabajamos con distintas herramientas, pero Odoo se ha convertido en nuestra recomendación habitual por varias razones:
- Es modular y escalable: puedes empezar con el módulo de CRM y, si lo necesitas, añadir otros como gestión de proyectos, facturación, inventario o atención al cliente. Todo está integrado, lo cual evita duplicidades y errores.
- Es personalizable: tanto en su versión Community como en la oficial en la nube, Odoo permite adaptar los flujos de trabajo a la realidad de cada empresa sin que eso suponga grandes costes de desarrollo.
- Es asequible para pymes: muchas empresas pequeñas creen que implantar un CRM profesional es algo fuera de su alcance. Con Odoo, es posible tener una solución potente a un coste razonable, especialmente si se hace una implantación progresiva.
- Es fácil de usar: la interfaz es moderna, intuitiva y cada vez más orientada a la experiencia del usuario. Esto reduce la curva de aprendizaje y mejora la adopción por parte del equipo.
Lo que hemos aprendido con empresas reales
Hemos tenido la oportunidad de implantar CRM en empresas que operan en sectores muy distintos, pero que compartían una necesidad común: ordenar la relación con sus clientes. En algunos casos partíamos de una situación caótica: decenas de hojas de Excel, comunicaciones por WhatsApp sin trazabilidad, tareas comerciales que dependían del “saber hacer” de una o dos personas clave.
En uno de estos proyectos, en el sector asegurador, el reto era estandarizar los procesos de renovación, seguimiento de pólizas y atención al cliente. En otro, en el sector alimentario, el problema era tener visibilidad sobre los pedidos y reclamaciones, y coordinar al equipo comercial con el back office. En ambos casos, la solución no fue solo “poner Odoo”, sino rediseñar los flujos de trabajo, automatizar tareas repetitivas, crear alertas, y sobre todo, empoderar al equipo para que viera el CRM como un aliado.
Gracias a esta transformación, las empresas pudieron mejorar tiempos de respuesta, reducir errores, ofrecer una atención más profesional… y lo más importante: ganar tranquilidad.
Algunos beneficios visibles tras implantar un CRM bien trabajado
- Visibilidad completa del estado de cada cliente.
- Seguimiento de oportunidades y tareas automatizado.
- Integración con email, calendario y centralitas.
- Informes útiles para dirección sin depender de nadie.
- Mejora de la experiencia del cliente final.
- Reducción de dependencia de personas clave.
- Profesionalización del área comercial y de atención.
Conclusión: no es un sistema, es una decisión estratégica
Un CRM no debe verse como un gasto en software, sino como una inversión en cultura de empresa. Cuando se implanta con cabeza, con acompañamiento y con una visión clara de negocio, el cambio se nota desde dentro… y se ve desde fuera.
En un mercado cada vez más competitivo y digital, conocer bien a tus clientes, anticiparte a sus necesidades y responder con agilidad no es una ventaja. Es una necesidad.
Y el CRM, bien entendido, es la herramienta para hacerlo posible.
Implantar un CRM no es solo tecnología: es cuidar al cliente desde dentro